顧客カルテを作り始めた話

お客様とコミュニケーションを取る機会があると忘れないように、とかいろいろと考えることはあります。

メモを取る、スレ違いを防ぐ、こういったことは常に意識したいところです。

ツールを使ってということもやっています。

記憶に頼らず記録する

ひとり資格者として事務所運営をして5年以上たちました。お客様が増えつつありありがたいことでもあると同時に、忘れないようにしないとなと。

いろいろとお客様によって対応すべきことはあります。

決算対策などもそうですし、日々の業務の中での確認事項やこちらの宿題など、特に顧問をしているとあるものです。

法人顧問だと個人の顧問よりもやるべきことが増えます。

最近だとインボイス制度開始による帳簿付け・データの内容の確認や入力の仕方。年明けからは電子帳簿保存法への現場の対応。最近は定額減税に関する処理もあります。

こういったことはお客様の件数だけあるわけで、どこのお客様にどこまでサポートしただろうかというのは記録に残しておくようにしています。

自分の記憶だけに頼っているとやはり事故るというか、記憶違いだったり、スレ違いが起きやすくなるためです。

決算対策でもそうで、ほかの税理士事務所から変わってきたところだとまったく話もなかったみたいなこともあります。

いったい何に対して顧問料を収受していたのかは気になりますがそこはほかの事務所のことですからおいておきます。

自分がしっかりとお客様対応をするためには何をどこまで、いつ、次はどうするか、といったことは記録してお客様の安心につながるようにしておきたいです。

また多かれ少なかれ税理士変更案件というのはお客様とのコミュニケーションが取れていないことが見受けられるので、わたし自身も気を付けていきたいなと。

そのうえで上手にツールを使うこともやっています。

お客様カルテを作る

昨年から顧問のお客様からのご依頼が増えてきましたので今まではExcelのような形で保存していたお客様の情報をツールを使って管理しています。

notionなどでもいいでしょうしそのままExcelでもよかったのですが、お客様に提案することも考えてStockというツールを使ってやっています。

お客様ごとにフォルダが作れますのでそこにお客様カルテとして、打ち合わせ事項、決算整理の内容、決算対策、宿題事項などを書いています。

普段のお客様とのやり取りで対面の場合はメモやノートに書いておいて、一週間にまとめてその週の打ち合わせ事項などを記録するようにしています。

タスクの期限設定もできますのでタスクを設定したり、次いつまでに何をしておくというのもタスク化してアラートでお知らせ設定する形での運用です。

アルバイトさんに来てもらっていますがいまはまだそこは触ってもらっていませんがいずれは共有することもあるかもしれないということでツールを使ってやってみています。

あと自分自身に何か万が一のことがあったときの引継ぎファイルのような形にもしています。

税理士が見ればわかるようにしておきたいと思ってこのようにしているので、万が一があったときにパソコンが開ければかなりの情報を把握するためのツールとしても使っています。

ほかには顧問先ごとに進捗があるのでExcelで進捗管理のような形でどこまで月次が進んだかというのも記録していて、月次業務が締まったときにExcelでセルを塗るような形です。

記憶だけに頼るとどこまでやったかわからなくなりそうですし、今年40になることを考えるとそういった対策も自分自身のリスクマネジメントとして必要です。

まとめ

記憶に頼りすぎず記録しておくことで自分自身も整理ができますし、あーそうだったとなることもあります。

正解はないですし自分が思うように工夫しつつ、ツールを使うのかどうするのかも含めてトライしてみてはどうでしょうか。