自分の経理、月次処理でやっていること

日々の経理や月次決算でどんなことをしているか？と他士業の先生から話の流れで聞かれたので自分の経理や月次決算について整理してみます。

毎日派かまとめて派か

ほかの税理士と話をしていると毎日経理、帳簿付けをしている人とまとめてしている人に分かれる印象です。

わたし自身は毎日派ですが、税理士でも毎日とまとめてに分かれるのはスキルがあるからでしょうね。税理士はもともと日々の経理や帳簿付けのスキルがありますのでまとめてやっても大丈夫なケースと言えます。

お客様にも出来ればこまめにやったほうがいいとお伝えしていますのでわたしは独立当初から毎日派です。

毎日やっていることとしては、データの取り込み連携とレシート等の入力があればそれをする形です。

朝のルーティンにその作業自体は組み込まれていますので早ければ1～2分で終わります。時間がかかったとしても5分です。

レシートもこれ何の支払いだっけというのは基本的にありません。昨日の話なので覚えていないということがないです。

帳簿付けや経理に時間がかかる場合のボトルネックが思い出す作業かなというのがわたしの考えなので、その時間を無くそうと思えばタイムリーにやってしまうのが一番ではあります。

人間の記憶は時間が経つにつれてどんどん更新されていくものですし過去のことは重要性が低ければ低いほど忘れます。

そのため、その記憶に頼るよりも毎日朝5分やるほうがよいというのがわたしのやり方です。

月次処理

月次処理としては支払い管理と請求書発行、あとは月次決算処理です。

支払い管理はわたしの場合カードの引き落としなどの口座がいくつか分かれてしまっているので、メインの口座からほかの口座への振替が必要なための処理です。

自分のプライベートの口座への入金も含みます。

カードや家賃の引き落とし口座に振り返るという感じで、メインの口座は住信SBIネット銀行なので振込処理もアプリで完了します。件数自体は多くないので毎月の無料振替回数におさまっています。

支払い管理そのものは毎月20日のタスクにしてこなしています。早ければ30分ほどで完了です。（カードの引き落としが一番月末から遠く25日前後に集中しているのでこのスケジュールにしています。参考にする場合はご自身の引き落としタイミングに合わせてください）

支払い管理で振込や振替が終わった時が最もその月の資金が減るタイミングです。この時点で平均月商の3か月分ほどを事業用口座においておくようにしています。

借入返済等もあるのですがいきなり売り上げがドンと減ることは顧問が増えつつある今は可能性としては低いのでいまはこの目安で資金繰りチェックしています。

顧問が少ない士業事務所の場合にはまた違った考え方等あるでしょうから事業用口座にいくらあれば安心できるかの目安をそれぞれ考えてみるとよいです。

納税については振替納税とダイレクト納付のふたつで運用しています。

請求書発行は毎月末に行っています。時間としてはメールやその他の連絡事項もあるので大体60～90分ぐらいです。

顧問が増えてきた状況ですがわたし自身は顧問先とのコミュニケーションのタイミングでもあるのでメール等でいまも送っています。

自動振替にするのも選択肢ですのでこの辺りは流派として分かれる感じですね。自分で発行しても自動振替でも結果は同じと言えば同じですのでプロセスの違いです。

わたしの顧問先のかたは普段はあまり税理士に用事がないというかたもいますし、わたしからの「請求書が届く」というのを資料共有のトリガーにしてもらっている方が多いです。

相続税申告などスポット業務は都度で請求書発行で月末まとめてにはしていません。業務が完了次第の発行です。

月次決算は毎月1日に行っています。

売掛の消し込み状況や未入金の先がないかどうかというオーソドックスなチェックがメインです。

BSから見ていく感じですね。これは割と税理士に共通するかもしれませんが。

あとは毎月の処理としてはデータ連携していないカードの支払いのCSV取り込みや家事按分の処理です。

家事按分処理は年末にまとめて行うのもよいかもしれませんが、わたしは毎月の利益金額を把握しておきたいので毎月処理しています。

これも流派の違いみたいなものなので自分がどこをチェックしたいかで決めておくとよいでしょう。

まとめ

簡単ですが私の経理処理、月次決算についてお伝えしました。月次顧問が増えてきてはいますが相続税申告などのイレギュラーな収入もまだまだ割合としては高いです。

そのため事業年度ベースではなく移動平均で収入・利益の推移をみるようにしています。どこの数字をチェックするかもそれぞれ個性があって良いかと思いますので気になるところを見てみましょう。