事務所を開いて7年目に突入しています。試行錯誤した結果、今は請求については月末に行い入金の確認はその都度行っています。
請求周りのルールなどやっていることを整理してお伝えします。
自分の経理周り
事務所ではマネーフォワードを使って自分の経理回りをしています。
お客様についてはfreeeや弥生会計を使ったりしているのですが、自分の経理関係はマネーフォワードを実験がてら使っています。
お客様の所でも法人のいくつかがマネーフォワード使っており、招待してもらって、会計情報にアクセスすることはできます。
請求については別で請求ソフトを使おうかなと思っていた時期もあるのですが、クラウド会計ソフトと請求書の連動を試してみたいのもあり、結局マネーフォワードの請求システムを使っています。
クラウド会計ソフトの請求システムでは請求書を発行すると自動で仕訳を作成することができて便利です。
取引や経理業務と仕訳が連動しているともいえるでしょう。
また毎月など決まったタイミングで請求書を発行する機能もありますので、顧問契約のお客様に関しては毎月作成で請求書を作成しています。
事務所によっては自動振替を使っているところもあると思いますが、私のお客様のところではいまは自動振替を使っていません。
というのも、お客様とコミュニケーションを取る機会でもありますし、そこの部分がおろそかになると結構な頻度で資料回収が滞るケースがあったからです。
なのでお客様に今の状況であったり、この資料お願いしますという連絡も含めての請求書の発行にしています。
私は住信SBIネット銀行を事業で使っておりマネーフォワードと連携しているので、入金があれば朝の経理の時間（毎朝5分）での取り込みの時に消し込み処理もしています。
入金があった都度で消し込みをしておくことで請求書側の残高と帳簿上の残高の差異が発生しづらいです。
残高の違算や相違はなるべく少ないほうがチェックや修正の手間が減りますので、こまめにチェックしつつチェックが少なくても良い方法を採用したほうがよいでしょう。
ペナルティー的な報酬をいただくか
時々開業している税理士さんからのご相談があるのですが、お客様からの資料回収が滞ったり遅い時にどういう対応してるかというお話があります。
いついつまでに資料をいただけないとペナルティーが発生するみたいなことも考えていたのですが、お金を払えば遅れて良いと思うお客様がいらっしゃるとそれはそれで資料回収が遅れることの言い訳にもなりますし、早く回収するための努力というわけでもないかなと。
なので資料が遅れたりとか連絡がないとかそういうことだけでペナルティー的なことを課すことはやっていません。
むしろ連絡の頻度であったり、事前にいつまでにお願いしたいということをお伝えすると、皆さんやはり協力的にやってくださるケースも多いです。
また資料共有についてはDropboxで行っているのですが、どうしてもそれが苦手な方の場合にはアプリで撮影したものを共有してもらったり、紙で送っていただくこともオーケーにしています。
記帳代行に関しては、特に私の事務所では打ち合わせの回数をある程度の目安を設けているので多くないですし、記帳代行部分がメインになっている個人事業主の方が多いです。
そういう状況もあり資料回収、資料共有をいかにうまくご負担の少ない方法を念頭にお客様とのコミニケーションを取っています。
請求周りについても特にそうなのですが、お客様に負担がないようにを考えると自動振替も選択肢に入ってきます。
ただ連絡をしないと資料共有がされなくなってしまうお客様が私の事務所ではかなり多いので、こまめに毎月連絡をしておく方が良いかなというのが私の今の考えです。
あと決算料や確定申告の報酬は別で請求を立てるようにしています。
というのも決算や確定申告の分が普段の顧問料に入っていると期の途中で解約になった時にいつの決算料が含まれているかがわかりづらいからです。
またその状態だとお互いに解約しづらいというのも理由ではあります。
まとめ
資料を回収できれば、共有してもらえればそこから先は生成AIの進化により帳簿にする、CSVデータにするなどもかなり効率よくできるようになってきました。
いかにお客様とのコミュニケーションの中で請求や資料共有のご負担が減るだろうか、というのは記帳代行をするなら考えておきたいところです。
