スケジュール管理と段取り

2025年10月11日

私は独立してから1人で仕事をする時間が長いので、スケジュール管理とその仕事の段取りについてよく整理をするようにしています。

基本的には月初にその月の申告タスクと毎週日曜日に、その週にやるべき業務の確認をしています。スケジュール管理と段取り管理をする理由について、少し触れておきます。

税理士の仕事は締め切りだらけ

私は一般企業での業務の経験もあるのですが、基本的に仕事は締め切りがあるものだと考えています。ただ、税理士業務については、より締め切りに追われる仕事とも言えるでしょう。お客様の申告については、どういった内容でも基本的に申告期限がありますし、届け出や申請についても期限というのが設定されています。

なので、その期限を過ぎてしまうとペナルティを受けることになりますし、最悪の場合、お客様にご迷惑をかけることになります。そういったことを避けるために、私は税理士事務所で勤務している時から、段取りについてはよく確認をするようにしていました。スケジュールについても同じです。

スケジュール管理については、やはり締め切りがあるものがたくさんある以上、今月にやらないといけないことを把握しておく必要があります。また、私は独立するときに家族の介護について時間を割きたいと考えていたので、仕事に全振りすることは現実的にも難しい状況です。

そういった中で何かイレギュラーなことがあると、自分だけではなく、お客様に迷惑がかかる状況になってしまいますので、そういったことを見越して、ある程度余裕を持ったスケジューリングを心がけています。

段取り管理でやっていること

今はAIが発展していたり、いろんなクラウドのソフトがあったりして管理をするのが便利になっていますが、私はExcelを使ってスケジュールとタスク管理をしています。段取りについては頭の中でイメージすることも多いのですが、基本的には付箋にその業務の段取りを書いて整理するようにしています。

どういった仕事があるのか、細分化をどこまでするのかもそうですが、ある程度段取りがうまくいっていないと業務が詰まってきてしまうわけです。なので、スケジュールとタスク管理は同じExcelでやっていて、それはコンサルティングを受けた際にいただいたものを使っています。

スケジュール管理も段取り管理も、私の場合は1人で仕事をしているので、誰かがコントロールしてくれるわけではありません。そのため自分でやる必要があり、今の形に落ち着きました。

税理士の仕事は段取りだらけですので、段取りが悪いとやはり業務がスムーズに進まなくなる可能性が高いです。もちろん行き当たりばったりで来た仕事をどんどんやるというのも、作戦としてはアリなのかもしれませんが、私はそれをする勇気がないので、スケジュールと段取りはかなり細かく設定しています。

勤めていたときの印象的な出来事

私は1人で仕事をし始める前から、段取りやスケジュール管理についてより注意を払っていましたが、それは勤めていた時のある出来事がきっかけでもあります。

それは、試用期間で入ってきたアルバイトの方が、その業務を頼まれていたにもかかわらず、できていないことを隠して期限に「すみません、できていませんでした」と言っていたのを目の当たりにしたからです。直接私に関係はなかったのですが、こういう人もいるんだなと感じたのと、税理士事務所で仕事をする上ではそれは結構まずいことだなとも思ったので記憶に残っています。

申告期限というのは期限の中でもやはり守らなければいけないものとしてはトップクラスに重たいものです。自分の業務ができていないことで、お客様にご迷惑をかけることになると、信頼関係にも影響してくるでしょう。

そういったことを目の当たりにしていると、やはり段取りをちゃんとするということと、あとは仕事を受けすぎないということも大事です。自分のキャパシティを超えて仕事を受けてしまうと、やはりその段取りやスケジュールがどんどん狂っていきますので、自分のキャパシティをある程度どこまでやれるかという見極めをするようにしています。

実際、今月は業務が重なった部分もあるのですが、繁忙期の決算については新しい関与先がないということと、割と段取りやタスクとして1つの業務について細分化しやすいので、こまめにスケジュールを組んで段取りをこなしていくことで、今月も無事に終えられる見込みは立っています。

ただ、仕事としてはやはり月初よりも月末に向かっていく方が業務量としては想定外のものが増えていく可能性もあるので、そういったことを加味しながら、自分の健康も含めて業務に影響がないように、お客様にご迷惑をかけないようにやっていきたいと思っています。