私の事務所では毎月月末に請求書を発行しています。今までは自分でメールを送っていたのですが、かなりの時間がかかっていることに気がつきました。
毎月現在のところ20件ほどの発行なのですが、すべてのお客様に請求書のPDFと今月のお知らせなど、連絡事項を入れていましたので、メールを一つ作るだけでも結構な時間を要していました。
少し効率化したいと考え、GASで取り組んでみましたので、そのお話を書いてみます。
請求書発行にかかっていた時間
私の事務所では、税理士事務所で多く採用されている引き落としシステムなどを使っていません。お客様それぞれに請求書を発行する形で、PDFをメールで送っています。
なぜそうしているかというと、私の顧問先のお客様は比較的普段から打ち合わせがかなり少ない方がほとんどです。
聞きたいことがあったりするとご連絡をいただくという形なのでコミュニケーションをもう少し増やしたほうがいいと思ってこの形になりました。
私は請求書発行を毎月月末の営業日に行っているのですが、その前日に下準備をするようにしています。
請求書発行だけで20件×仮に10分だとすると3時間以上かかることになります。下準備だけでも180分ほどかかっていたので、やはりそれなりに時間がかかる作業であったことは間違いありません。
Gmailを開いて、自分の事務所のアドレスからまず送信相手を検索し、メールの下書きを作ります。
その後、お客様ごとに今月のお知らせや連絡事項などを書いていくという段取りで、下書きで保存しておく形です。
ですので、自分の手で入力する箇所もかなり多く、結構時間がかかるなと感じていたため、少し前からGASを使って効率化をするようにしています。
GASでやってみた
GASというのは、Google Apps Scriptと呼ばれるもので、プログラミングをすることで一定の作業を自動化できます。
ですので、Gmailを使っていますから、Gmailの下書きを作ってもらうことにしました。ただ、私にはプログラミングの知識もスキルもありませんので、そこは生成AIにお手伝いしてもらうようにしています。
実際には、ChatGPTで「こういったことをしたいんだけど」ということを投げかけて、コードを書いてもらいました。
それぞれのコードの意味というのは、私にはいまいちよくわからないのですが、実際にそのコードを貼り付けて動かしてみることで、「こうしたい」ということを伝えていくと、「ここはこうじゃないか」というような提案を受けながらやることができました。
時間にすると、大体90分ほどで、そのシステムを作ることができました。
お客様の名前とメールアドレス、そして「今月の連絡事項」という欄をメールの本文にする形で、それをボタンを押すことで実行できるようにしています。
これによって、下書きが20件ほどメールのところにできるという仕組みです。
この下書きの内容に、それぞれのお客様の個別の内容を書き加えることもできますし、スプレッドシートでそのお客様の情報を入力していますので、そこで「今月の連絡事項」にそれぞれの内容を記載することも可能です。
前回のブログでお伝えしたように、入力作業は音声認識入力がやはり便利ですので、それも活用しつつということになります。
短い文であれば、メール程度であれば、自分の手で書いた方が早いこともあると思いますので、そのあたりは使い分けをしながらという形になります。
請求メールの下準備はかなり効率化できたように思います。以前は下書きをするのに180分ほどかかっていましたが、今はボタンを押して下書きができて、それぞれの個別の内容を入力するだけで、45分ほどになっています。
まとめ
いろんなシステムの使い方がありますし、効率化を目指したい方の場合には、GASも選択肢の一つになってきます。
私はGASのコードを書くスキルはありませんでしたが、生成AIのChatGPTに手伝ってもらうことで、こういったこともやりやすくなっています。
自分が時間がかかっているなという部分がもし思い当たるのであれば、何か効率化できることがないか、GASなどでできることがないかということを検討してみると良いと思います。
時間を生み出せば、その時間をさらにお客様のために使ったり、自分のために使うということもやりやすくなってきます。ご自身の時間を最大限に有効活用するために、できることを一つずつ取り組んでいくのがおすすめです。
