1月のなかばからアルバイトさんに来てもらってますが、入力が早くて助かってます。と同時に、確定申告業務の仕上がりの件数が自分次第になりつつあり。
つまり確定申告のボトルネックが自分になりそうです。ひとりでやってるときもそうなんですがよりその状態になっているというか。
入力が必要な仕事が多い
確定申告時期は法人の決算や月次顧問の仕事、相続の仕事などに重なることが多く、普段の業務に追加して仕事が増えがちです。
こうなることはあらかじめわかっていましたが改めて実感しています。
今年は件数はそれほど多くはないですが一つずつがボリュームが大きいため結構大変だろうなと。
そんな予感がしていたことと、少し自分の仕事に刺激、いい意味でのストレスを与えたいと思い、アルバイトさんに来てもらうことにしました。
少し早めの1月半ばから3月半ばまでの約2カ月です。
確定申告業務で月次顧問のところでも追加で現金支払いやデータ連携していない支払いぶんの入力作業があります。
また年一関与のところでも帳簿を整える、Excelデータを整形して会計ソフトに取り込む前段階の作業が生じます。
こうしたことの積み重ねが意外と時間を取られてしまう面がありました。
そこをサポートしてもらうためのアルバイトさんで、上記のように会計ソフトに入力というよりかは資料の整理、入力、会計ソフトへの取り込み前のデータ成形が主な仕事です。
結果的にはおひとりお願いしたのですが来てもらって大変助かっております。
自分自身がお客様対応や法人顧問、法人決算、相続税申告やチェックの業務が実際増えてきたこともあって、税理士じゃないとできない仕事に注力するためのサポーターのような形でのかかわりです。
お客様対応はなく電話対応もしてもらっていません。
単純作業になる部分ももちろんありますが事前にお伝えしていたのと、基本的に出金曜日と時間はお任せ、一日3時間程度、用意されていた仕事が終われば自由にして良い、というルールでスタートしました。
途中で少しルールを変える部分もありましたがおおむね順調です。順調すぎます。
預かっている資料のデータ入力や整理がどんどん進んでおり、自分一人でやっていた時よりかははるかに早く段取りが進んでいます。
こうなるとやっていただく仕事の準備もさることながら私のほうが滞ってしまわないように注意が必要です。
整えてもらってゴールを決める
確定申告業務がどんどん進んできているのでやるべきことは私の担当のところです。
会計ソフトにデータを取り込み、決算修正をして不明点を確認し、決算をしめて申告書を作って税額確定させて報告して申告です。
後工程の自分の分が待ちの状態のものが増えてきたのでどんどん進めていきます。
こうした役割分担があることで自分の仕事やアルバイトさんにお願いする仕事がだいぶ整理がついてきました。
自分がわかればいい、という状態からいかにお任せしてスムーズに進められるか、ということを考え始めたわけです。
確定申告業務のために来てもらっていますが2月、3月業務のやるべきことを月次も含めて共有してサポートしてもらっています。
これまではひとりでやっていたので自分で作ったものをチェックするという流れでしたが、自分が作っていないものをチェックするという工程も加わります。
助かっているのは事実ですし自分に今までとは違うスキルが求められているなと。
お預かりしたものを迅速に処理するためにも、自分の工程をこなしていく必要があるためもう少しエンジンの回転数を上げていきます。
しっかりゴールが決められるように体調を整えてやっていき、課題が出てきたら修正して、春以降もアルバイトさんに来てもらうことを前提に業務を整理するというのが新しい今の自分の仕事のひとつです。
まとめ
確定申告もおかげさまで資料は比較的順調に集まっています。去年は自分一人だったので件数も限られており、またコロナ禍を経ての確定申告期限が本来に戻ったことできつさも正直感じていました。
今年は確定申告以外の業務の進捗も良いのでしっかりこの後もゴールを決めていきます。
