今年からアルバイトさんに来ていただいてますが、確定申告の時期のアルバイトさんとはチャットワークでやりとりをしていました。
来ていただく頻度が高かったというのもありまし。私が事務所に行くことも多かったので、業務の伝言等はデスクに置いてある資料にしおりを貼って連絡をするという比較的アナログな対応もとっていました。
確定申告以外で週一回ほどアルバイトさんに来ていただいているのですがとのやりとりや業務の連絡についてはLINEWORKSを使い始めています。便利でやりとりをするのに助かっていますのでどういう機能があるかご紹介します。
掲示板やタスクの共有
LINE WORKSという中でいろいろとやりとりができます。
ユーザーインターフェースについてはLINEと同じようなやりとりでの使い方です。いわゆる普通のLINEという感じ。
他にできることがありましてそちらの方が助かっています。1つがタスクの共有です。
業務の連絡等やっていただく業務のデータや資料は事務所に置いていたり、Dropboxで共有しているのですが、やっていただく業務のタスクについてはタスクを共有する形で連絡をしています。
終わったらチェックをつけてもらって一緒に業務完了の連絡をしてもらえるので終わったかどうか見ることができます。
またDropboxでデータとして共有していることが多いので、入力している内容等Excelをこちらから事務所にいない状態でも見ることが可能です。
掲示板の機能もあります。掲示板の機能はちょっとした連絡事項だったり注意事項などを掲示しています。ちょっとした連絡用という感じです。
タスクの共有が意外と便利でファイルの指定もできますし、期限の設定や伝言事項をそこに書くことができます。
またスケジュールの管理もできます。
スケジュールの管理はカレンダーを共有してみることができますので、私が事務所を使うタイミングを入力したり、来客がある場合はその旨を入力しています。
アルバイトさんがいて困る事は無いのですが基本的にはアルバイトさんには自由出勤制で1日3時間ほど仕事をしてもらうことになっていますので、わたしが事務所を使う、来客のタイミングは外してもらえるとありがたいということをお伝えしてスケジュールの管理をしています。
ツールも使いよう
いろんなツールがあるのですが何を使うかというのは自由です。
今はアルバイトさんと私だけですので、使いやすくて共有がしやすいという点でLINEWORKSを気に入って使っています。
以前の勤め先ではデスクネッツネオという別のスケジュール管理のソフトウェアを使っていたりしたのですが、結局私とアルバイトさん、今後もしパートさんがきてもきてもわたしを入れてMax3～4人ぐらいだと考えられます。
それぐらいの規模であれば使い慣れたツールでスモールなものでいいのかなと。
やりたいことに合わせてシステムを選んだほうが良いので、例えばスケジュール管理やタスク管理だけでなく、ガントチャートのようなものを使っていくのであれば、notionもいいかもしれません。
確定申告の時にアルバイトさんと共有していたのはやるべき業務を確定申告のお客様については、細分化してこちらが担当するか終わったかということをExcelで横並びに書いて管理しておくだけでも少人数であれば対応可能かなという気がしています。
ExcelならDropbox上で管理運用できますし、スプレッドシートならブラウザ上でも操作できますし。
あまりシステムを増やしすぎないようにというのは気にかけています。コスト面もそうですが結局はシステムを入れて使わなければ意味がないですし。
その辺のやりようというのは工夫をすればExcelとかでもできますし、そこまで手をかけなくてもいいのかなぁということを私自身は考えていますので、どこまでツールに頼るかExcelを使うのか別のものを使うのか。
いろんなツールがありますので試してみると良いです。
アルバイトさんの勤務管理についても基本的にはお任せしているので、こちらで細かく管理はしていません。
早く終われば早く帰っていいよというふうに伝えしていますし、何か自分で勉強することがあるなら、事務所を使ってもらっていいというふうに伝えています。自分が疲れている時をしてくれたら嬉しいなぁということが使ったので、それを消してしているような感じです。
まとめ
税理士ひとり、アルバイトひとりのスモールな体制ですが自分一人だけというわけではないのでうまく仕事が進んでいけるように工夫のし甲斐はあります。
気持ちよく仕事ができる環境をいかに整えていくか、それがいまの私の組織運営の重要に考えているポイントです。
