電話以外の連絡方法があると嬉しい

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

自分自身は自営業者でWebからお客様のご依頼をいただくことが多いのですが、ぼく自身もいろんなサービスに申し込むことがあります。

その際に電話以外の連絡方法があると嬉しいなと感じることが増えてきました。電話との付き合い方を考えてみます。

 

電話以外の連絡方法があると嬉しい理由

電話そのものが苦手というよりも電話に出られない状況だと何度も折り返しをしたりするのが面倒に感じてしまう自分がいます。

 

メールやチャットによる文字での連絡であれば自分のタイミングで送ることも見ることもできます。

なにより自分が仕事中のときに電話があるとやはり気にはなるでしょう。なので基本的に通知は切ってあります。

 

事務所に勤めているときには基本的に電話連絡が主でしたので事務所には毎日結構な数の電話がかかってきていました。

電話がかかってくるたびに電話に出て仕事の手が止まり、ということが頻繁にあると自分がする仕事が進まないので生産性はどうしても落ちますし、残業にもつながります。

 

電話が悪いというわけではなく相手の時間を奪って仕事の手を止める電話が双方にとって良くないんじゃないかなと思う次第です。

なので電話以外の連絡方法があると嬉しく感じます。

 

最近も所有している車検の申し込みをしたのですが連絡方法を電話かメールかで選択できるようになっていました。

常日頃から電話に出られる状況であればよいですが必ずしもそうではないでしょうし、電話をするときに相手の状況というのは分かりませんのでそういう意味でも電話以外の連絡方法が選択肢としてあるとよいなと。

 

自分がそうして欲しいと思うことは取り入れるようにしていて自分の事務所のHPでは電話番号を掲載していません。

顧問業務においてもお客様とのやり取りは電話以外となっています。

 

例外としては金融機関や役所関係、税務署は電話による連絡が主ですのでここがネックではありますが、減らそうと思わないと電話連絡は減らないので工夫が必要です。

 

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電話じゃないとダメなことは意外と少ない

電話じゃないとダメなことは仕事関係で考えると意外と少ないんじゃないかなと。

 

例えば税理士業でいうとお客様のところに無予告の税務調査がきた、とかは緊急事態です。コロナ禍で税務調査も思うように進んでいない状況の今で考えると無予告調査はしばらくできないでしょうが。

 

他で考えるとこちら側から連絡するにしても申告の期限関係とか修正の話とかそういうことかなと。

 

電話しか連絡方法がないお客様も相続業務をやっているとご高齢な方も多いので中にはいらっしゃいますが、基本的な対応としては連絡が付きやすい曜日や時間をお伺いしてこちらからお電話することも多いです。（携帯ではなくご自宅の固定電話に）

 

携帯をお持ちの方であればLINEを使えたりSMS（電話番号で送信できるショートメッセージ）が使えるかたも一定の年齢以上でもいらっしゃいます。

 

電話じゃないとダメなことは少ないのでお電話以外で連絡することは可能ですか？と聞いてみるようにしていて意外と問題なかったりします。

 

仕事用の電話番号を取る必要はあるか

税理士として開業する際には連絡先として登録する電話番号が必要となります。この際にいま使用している電話番号を使うかどうかをまず考えました。

 

いまはスマホで別の電話番号を取得しアプリで電話することが可能ですのでプライベート用と仕事用の電話番号を分けています。

申告書や届出書などに記載する電話番号はその050で始まる電話番号を記載するようにしています。

 

なかには固定電話がないなんて士業としてダメ、みたいなことを考える方、直接言ってくる方もいらっしゃいますが、050の電話番号がメインでもお客様は気にしない方もいらっしゃいます。

そういうことを言うひととは距離を置いて構いませんし考え方次第ですのでそういうことを感じる人もいるんだなと思っておけばよいでしょう。

 

別の電話番号を取る方法としてアプリもありますが仕事用で携帯電話をもう一つ持つという選択肢もあるとは思います。

ただぼく自身はスマホや携帯を2個で管理するのがめんどくさくなるのが目に見えていたので別に問題ないわという方は仕事とプライベートを分けるという点ではいいかもしれないです。

 

一番は電話がかかってこないようにどう工夫するかです。

お客様とのやり取りをどう進めていくか事前にすり合わせをしておかないと「とりあえず電話しよう」となる可能性が大ですので事前の打ち合わせは重要です。

 

まとめ

電話について思うところを書いてみましたが、お互いにこの時間は電話に出られますという合意が取れていればそれはそれでいいような気もします。

でも大概は電話に出られないことのほうが多いのでやっぱり工夫が必要です。電話がかかってこないほうが仕事ははかどります。