Stockというアプリを使って顧問先のカルテのようなものを作り始めています。何で作り始めたかStockで出来ることなどをお伝えします。
なぜ整理を始めたか
なんで急にそんなことはじめたのか、ジンノは暇か。いままでやってなかったんかい、と思われそうです。やってはいましたがざっくりと自分がわかる内容でしかやっておりませんでした。反省です。
反省はしつつもやってみているのですが、大きく3つ理由があります。
ひとつめの理由。今のところひとりで事業をやっているので、自分に急になにかあったらお客様が困る、ということ。
ココがまず第一です。健康上の問題はいまは特にないですが、もうすぐ私も40歳ですので不調が出てくることは考えられます。
そのため、もし何かあっても横断的に顧問先の情報をまとめておけばお客様に渡すなり、同業者の先生でヘルプしてくれる方に渡したり（もちろん顧問先の了承を得たうえで）ということもやろうと思えばできます。
まとめておかなければ自分の頭の中にしか顧客の情報や処理が整理できていない部分もありますので、簡単に言うと詰んでしまう可能性があるわけです。
自分だけならまだしもお客様にご迷惑をおかけする可能性が高まりますのでそのため今までもちょこちょこと記載はしていましたが横断的にまとめておくことにしました。
今のところ誰かにシェアしたりする予定はないです。
ふたつめの理由。人を雇う可能性が少しだけど出てきたということ。
今までは自己完結でしたが入力等をしてもらうパートの方などを雇う、かもしれないという状況に近づいています。
今すぐではないですがいざとなったときに仕事の進め方ややり方など伝えるべき事項はたくさんあります。
顧問先それぞれで入力する内容や会計ソフトも変わってきますしどういうところに気を付けるか、Excelインポートならどういう資料からインポート用のExcelデータを成形するか。
こういったことは現状誰かに伝える必要がないため自分の頭の中やメモ程度に残っています。
整理をしておくことでもし雇うということになった時の備えをしています。
みっつめの理由。業務の効率化できるところがないかの再確認のため。
普段からこうすれば時間が短縮できるとか色々と工夫をしていますが、あくまでその場で考えてのこと。
一歩引いた形で改めて確認しておくことで違った見方もできるかなと考えています。
近視眼的に近くでしか見ていない状態から、一歩もしくは二歩ぐらい引いて誰かに伝えるとしてこの方法がよいのか、効率的かを俯瞰してみています。
改めて見てみるとここは改善はなさそうという部分もあれば、こういう風にしたほうがよいだろうということもあるので徐々に取り入れています。
Stockアプリで出来ること
使用感でいうとオンラインの共有ノートのような感じです。いろいろとやれることがあります。
こんな感じでノートを作ってそれぞれに記載できます。
フォルダはファイルごとに階層で設定できるので顧問先やお客様の名前でフォルダを作りノートをぶら下げることが可能です。
テンプレートを作っておくことでそれを呼び出してそこに記載することもできます。
顧客カルテのテンプレートの途中です。文字を強調したり大きくしたりもできます。
ノートの中には画像を張り付けたり動画を入れ込んだりして文字情報だけではないノートが作れます。
タスク設定もできるので例えばいつのタイミングでどういう連絡をするかなど、年一のお客様でも設定しておくことで連絡漏れを防ぎやすくなります。
こういったノートやフォルダは指定したアカウントと共有することができ、メールを転送することもできるので問い合わせへの対応をStockだけで管理することも可能とのことです。
できることはいろいろとありそうですが自分に合うようにフィックスしながら使っています。
まとめ
情報整理は独立当初からちょこちょこやっていましたが横断的にまとめてというのができておらず、今がチャンスとやり始めています。
打ち合わせ記録などもノートにできるので宿題を忘れないようにするなどもできそうで便利に使っています。
