電話番号をオープンにしてみた結果

こんにちは、京都の税理士ジンノです。

今年の7月から電話代行サービスを利用し始めて6か月たちますので振り返りと感想などをまとめます。

 

今年の試しとして

今年の7月からどうなるかなと思って試しに電話番号を事務所ホームページのほうに掲載しています。自分で対応するのは難しいのでそれと同時に電話代行会社にも依頼しています。

 

電話がかかってくることはよくありましたのでそこへの対応と、相続の仕事をしていると電話が主な連絡手段というかたも高齢者の中にはいらっしゃいます。

 

いまは老老相続といわれることもあって、90～100歳前後で亡くなった方の場合、相続人であるお子さんが70歳代ということも見かけます。

 

そうなるとメールやチャットで普段から連絡していることは少ないですし、顧問業のお客様とはまた違った対応の仕方が必要になってくるかなと。

 

そんなことを考えてホームページで電話番号をオープンにしています。

もともと医療法人で医療事務をしていた時には病院にかかってくる電話を最初にとる、というのも仕事でした。当直業務のときにはおそらく一日100件以上電話を取っていました。

 

電話がかかってきてそれを取ることそのものに対する抵抗感はほかのひとり税理士さんと比べると低いかなと感じています。

 

一方で一人でやっていることもあり電話に出られるタイミングというのも限られていますし、仕事中に電話がかかってくると仕事は中断してしまうので避けたいと考えていました。

 

電話を取ることが仕事なのと、仕事で電話を使うことはやはり違いますので、自分がファーストで出なくてもいいようにということで電話代行サービスを利用しています。

 

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ガードを上げてもかかってくる電話

ただ何でもかんでも電話を受けているとキリがありませんのでガードは上げるようにしています。

簡単に言うと営業電話はお断りしたいということです。

 

税理士というだけで結構いろんな営業を受けるもので、会計ソフトに始まり保険やら不動産やらファクタリングやら、営業活動を受ける機会は独立後は多いです。

 

協業ぐらいならかわいく感じますが独立直後はそれこそ一日何件もとあるルートで電話番号がわかってしまいますので電話がかかってきました。

 

こういう営業に関する電話ははっきりと書いておかないと際限なくかかってきますので文言は少しずつ変わってきましたが今は以下のようにホームページに掲示しています。

 

「なお、税理士紹介会社、生命保険会社、印刷機器リース、自費出版、融資支援、業務提携、顧問先紹介を含むあらゆる営業・セールスに関するご連絡は一切お断りしております。」

割とこちらとしても赤字で大きめのフォントサイズで掲示していると考えていたのでこれで電話はかかってこないだろう、と思っていました。

 

ところがどっこい、営業電話はかかってきます。

 

最初のうちはこんなにでかく掲示しているのに何を見ているんだ！という怒りの気持ちがありました。

 

電話代行サービスをお願いしていたので直接電話に出ることはないにしても、なんだかこちらの意図が伝わっていない気がして結構イライラしたものです。

 

けどしばらくして「こういうのはかけてくる人はどれだけやっても同じだろう、イライラするだけ損だ」と思えるようになりました。

 

直接対応しないのでしつこい場合はブロックなどもできますし、そういう方向性で切り替えています。

 

あとは追加で以下のような文言も掲示するようにしました。電話オペレーターが対応しますので用件を伝えてもらったら折り返しますということが分かっていると電話しやすいのかなと。

一人で事務所運営をしている関係で電話代行サービスを利用しています。オペレーターにご用件をお伝えいただければこちらから折り返し致しますので、ご都合の良い時間帯なども併せてお伝えください。

 

電話代行にお客様も慣れてきた

ここまで約半年利用してきましたが電話でお問い合わせをいただいて最終的に成約となったのが1件あります。

 

他はお問合せで止まりましたがこれでよいかなと考えています。

自分が電話対応するにあたっての時間やコスト、また営業電話へのストレスを考えると十分にコストパフォーマンスがぼくにとってはよいです。

 

またお客様でお電話をいただく際にも事前にお伝え出来るときには「オペレーターが電話を取ること、用件はこちらにきちんと伝わること」をお伝えします。

 

これにより、お電話をしていただいても不安になることもないですし慣れてきているお客様ですと、何時までに返事がもらえたら助かる、折り返しは何時までなら大丈夫、みたいな感じで伝えてくれます。

 

こちらもすぐに応答できるときはそうしますし、オペレーターとの会話の中身はこちらにメールやチャットなどで連絡が入りますのでそれを見て連絡をします。

 

お互いに慣れてくるとなお便利に感じますので興味がある方は試してみてください。

 

いまのところは税務署からの電話もきちんと対応してくれていますのでその点だけ見ても十分だと言えます。

 

まとめ

電話代行サービスを利用してしばらく経ちましたが結構気に入って利用しています。

なによりいきなり営業電話がかかってきてそれに対応しなくてすむだけでも利用価値はあるかなと。

業務で電話を使う必要がある方は便利に感じる点が多いと思いますので試してみてはいかがでしょうか。