おはようございます、京都の所属税理士takasago（@co_develop）です。
税理士事務所、税理士法人に勤めているとイロイロなお客さん、
担当者を目にするわけですが、
先日も思うところがあったので、考えるためにアウトプットします。
キッカケは事務所の先輩の言動から
ぼくのブログに登場する、あの先輩。ご存知の方はご存知かと(笑)
↓
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そう例のアイツです(笑)
彼の言動はぼくに新たな疑問というか、気づきを与えてくれるので
いわば反面教師という側面を持った先輩であります。
先日もこんなことがありました。
５月決算、７月申告の顧問先の決算作業を完了し、
検算という所内決済に回りボスの決済完了が、１９日（木）でした。
で、２０日（金）に顧問先の社長から電話が入ります。
売掛金の照合をしていたら、売掛金マイナスが発覚し、
よく確認すると売上計上漏れをしていた、と。
この時点の状況を整理しておくと、
所内決済が完了している
決算報告が週明けの２４日（火）
報告資料を作成にかかっている
申告書などの電子データ作成と納付書完成
株主総会議事録などの書類も下書き完成
という状況でした。
数字としては大きなものではないものの、修正する必要はあります。
ただし、決算報告までに修正作業を終わらせて報告資料などを作り直すには
残業が必須の状態でした。
するとその担当者、あろうことかタメ口で全部終わってんすけど、みたいな
発言を社長にした挙句、非常に不機嫌になって、グチグチ言いながら電話を切り
指示を出し始めました。
真後ろで聞いていたぼくがこの時考えたことは
なぜこのような事態になったのだろうか？改善策はあるか？
ということでした。
まず一つ目の問題として、
先方で経理記帳をする顧問先ですので、こちらで数字のチェック後は
お互いに数字をいじってはいけないはず。
そのコンセンサスがとれていたのか？
つまりはスケジュールの確認があいまいだった可能性があります。
そもそも２４日に決算報告をするのであれば逆算で
いついつまでに会計データを固める必要があって、
それをいつまでにもらう、という認識を共有しておく必要があります。
これはお互いに、のハナシです。
そもそも、うちの事務所では、その担当者が申告書を作るわけではなく
分業制をしいています。
①会計データをチェックして確定する担当者
②確定した会計データをもとに申告書を作成する担当者
③会計データをチェックした担当者が申告書の一次検算
④税理士が二次検算
⑤ボスが最終決裁
という流れです。
すべての人に影響するので
会計データの確定は確実にしておく必要があります。
その確定作業に問題がなかったのか見直す必要はあるでしょう。
だって、その取引先の売掛金がマイナスになっていたんだから(笑)
まあこれはあくまでぼくの予想ですが、たぶん見落としてますね。
さらには勘定科目には補助科目といって、取引先ごとに売掛金が分類できる
分類ツールがあります。
ここをチェックしていれば避けられたはずですし、
補助科目を設定していないなら、そっちのほうが問題です。
申告には期限があるので、どこまでにどうする、どうしておく、
という共通認識をお客さんと持っておく必要があります。
二つ目の問題は、
この申告期限も押し迫った状態でなぜ売掛金のチェックをする必要があったのか？
通常であれば先方が記帳が終わって
会計データを受け取った時点で終わらせておくべき作業です。
そう、お客さんの側にも何か事情があったはずです。
ぼくはコレについては以前、決算期変更を彼に進言しています。
繁忙期で非常にお忙しそうだから、
わざわざ忙しい時期に会計データのチェックをぶつける必要はないのでは？と。
でも彼はウンと言いませんでした。結果コレです。
提案した時点で今回の決算期は変更できない状態でしたが
少なくとも気を付けるべきでした。
中小企業の社長さんは非常にお忙しい方が多いです。
また、ご自分で経理作業、記帳作業をしてチェックしていて
それなりの取引規模であれば、そのチェックに時間がとられます。
社長さんの思考を妄想してみるに
あ～本業忙しいけど、会計チェックせな
↓
でもある程度固まっているし、いつまでにっていわれているから
とりあえずデータ送っておこう
↓
あっちで作業している間に、チェックしとこう
↓
あ！売掛金マイナス！？売上漏れている。。。
という流れだったかと。
そもそも繁忙期に申告期限をぶつけても
イイことなんか何にもない気がするのですが。
起きてしまったことはしかたがないので
今後起きないようにする対策が必要ですが
彼がそれを考えているのかどうか。
少なくとも決算期変更は社長さんに提案してみるべきですし、
このままだと同じ事がまた来年起きるでしょう。
連絡手段のメインが電話はキケン
お客さんもイロイロいれば、連絡手段もイロイロです。
連絡手段が電話、という場合は注意が必要かと。
電話だと相手の時間を必要以上に奪います。
お互いに電話魔の場合は特に。
電話でなくても良い場合は多いですし
選択肢として、もっと用意しておくほうがイイでしょう。
メール
ＳＭＳ
ChatWork
Skype
Zoom
Dropbox
など、いまでは連絡手段がたくさんあります。
なので、お客さんと連絡手段を相談することは
遠慮は必要ないかと。
ぼくの場合はお客さんがご高齢の場合も多いので
電話での連絡は致し方な部分もありますが、
可能な限り伺っています。
特に若い相続人の方に多いのが
メールでの連絡を希望される方。
事情を伺ってみると、相続のハナシはあまり外でしやすい話でもなく
みんなが聞き耳を立てている気がすると。
なるほど、と思いました。
聞いてみないと分からないこともありますね。
電話だと言った、言わないになる可能性もあるので
証拠を残すという意味でもメールは有効です。
お互いの時間を拘束しないですし。
まとめ
お客さんと関与し始める前でも、関与している状態でも
意外と遠慮は不要なこともあります。
決算のスケジュールであったり、連絡手段であったり
事前に相談して決めておくことが重要です。
