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いついつまでに資料をもらえなければやりません、はアリか?

タイムリミット

おはようございます、京都のひとり税理士ジンノです。

この時期、確定申告の資料がまだ揃わない、という戦々恐々とした週末を迎えておられる税理士さん、税理士事務所職員さんもいらっしゃるかと思います。

憧れの状態としては、いついつまでに資料をもらえなければ申告書は作れません、お役に立てません、と言わなくてもさっと準備してもらえる信頼がお互いにあることかなと。

お互いに信頼できる状態というのは一朝一夕には積み上げにくいですが、それでも目指していきたいものです。

渡せばすぐ出来ると思われるのもシャクなので考えておく必要はあるでしょう。

 

渡せばすぐ出来ると思っている方への対処の仕方を考えてみる

前提として関与当初については、なかなか信頼性を構築するまでには至っていないでしょう。

いわゆるイイ関係を構築するためには時間がかかりますし、仕事ぶりや話の内容、約束をお互いに守ることの積み重ねが重要です。

そうはいっても一定数のかたが申告書なんか資料を渡せばすぐできるんでしょ?というこちら側とのギャップを持っています。

色々と対処法があるかなと思うので考えてみましょう。

 

期限を事前に伝える

これができれば困らないんですが(笑)どんな風に伝えるかは大事でしょう。

 

言いにくいことはメールで伝えたくなるのはぼくも同じですが、言いにくいことこそ直接伝えられるといいのかなと。

メールだと読んだ読んでないになりかねませんし、そうなると面倒なことになります。

 

いつ頃になりそうか直接に聞いてみて、作業時間があることをさりげなく伝えたいものです。何事も最初が肝心で、聞かれなければ言わないものです。

 

最初の段階でこちらにも作業の時間が必要である旨、また出来ればですが、お客様はあなた一人ではないことをさりげなく伝えていきたいですね。

これも事務所HPやブログで発信することが大切かなと。

周りから固めておく

周りから固めるというと恋愛みたいですが(笑)

 

噂を流しておきましょう。ジンノはどうやら遅くとも2月中に預かれなければ、断ると言っているらしいぞ。

そんな風に自分で噂を流しておければいい、のかな?(笑)

 

というのは冗談で、前述したように自分でメディア=事務所HPやブログを運営していると発信する内容というのは即時でかつ自由に調整できます。

 

お客様へ

  • 確定申告時期は綿密にスケジュールを組んで業務にあたっております。
  • 申告書作成を含め、お客様との対応を一人で行なっている関係から、対応できる件数には限りがあります。
  • 資料を2月中にお預かりできなければご要望にお応えすることができません

パッと思いつく限りで書いてみましたが、今年はこんな感じでさりげなく打ち出しておくことができませんでした。

 

文書であらかじめ情報として打ち出しておくと、なお良しかなというのがぼくなりの今年の感想です。

それでもご紹介の方やあまり事務所HPなんかを見ていない方もいらっしゃるので、そのほかのリスクマネジメントはいるのか、と考えたり。

お金を先にもらう

これは最もオススメしません。

なぜかと言うと、もらってしまうといくら遅くお預かりしてもやらなきゃならないからです。

 

お金をもらってしまうと申告書を作成する義務が発生してしまいます。

そしてもらってしまうと返したくないと言う気持ちは誰にでもあるでしょう。

 

自分で自分を追い込むのはマラソンや趣味だけで十分だとぼくは思います。

思い切って断る

これができると一番いいですが、ぼくも良い人でいたい。(笑)

以前こんな本を読みましたが、言いたいことを言える関係であればそもそもこちらの事情がわかってくれるでしょう。

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プライドがあるとできませんと言いづらいし、雇われていると是非もなしでしょう。そう言う意味では今年は例年に比べるとぼくも時間に余裕のある確定申告時期でした。

 

同じことを言うにしても先に言うと説明で後で言うと言い訳になりますから、先に言うべきですし可能であれば年内ぐらいにお伝えしたいものです。断る勇気をぼくも学んでおいたほうが良いのかもしれません。

 

お客様によってはこちらの事情もかえりみず、お客様は神様だろ理論を振りかざしてくるかたも正直いらっしゃいます。そういう方とはお付き合いしないのが一番です。嗅覚を磨く、違和感を大事にするというのはトレーニングしたいなと。

 

前倒しを提案しておくことも意識したいものです。

 

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お客様と一緒に前倒し

例えば、確定申告については作業量がお客様が望むことで大きく変わります。

 

事業をしておられる方で年一回の資料預かりと入力、決算、申告書作成は相当に時間がかかります。ボトルネックは記帳代行、入力作業でしょう。

 

であれば、ご自身で記帳をしてもらうことで得られる効果、税理士費用の軽減などのメリットをお伝えするセミナーをしたり、期中でのスポット相談対応も効果的かなと。

 

またご自身で記帳をする方の場合には、聞きたいときに聞ける環境は大切です。ぼく自身は全てのお客様に顧問税理士は必要ないと思っていますから、そのような対応ができる、選択肢の一つに入れてもらえるようにしていきたいですね。

 

前倒しは自分だけじゃなくてお客様にも協力してもらって初めて効果が最大になります。前倒しにするメリット・デメリットをお伝えしたいところです。

 

同じ申告内容ならば早く出せるときに出してしまった方が、不安な気持ちやめんどくさいなという感情は早く片付きます。わざわざ後伸ばしをする理由がないとぼく自身は考えています。

 

税理士さんに業務をお願いすることで得られるのは税金が適切になるということもそうですが、リスクをコントロールしてくれること、安心感を得られることも忘れないようにしたいです。

まとめ

今年はタイトルのようなことはなかったですが、雇われ時代は今から譲渡所得税の申告書を作る、ということも際どいタイミングでしたがありました。

もうこんな仕事の仕方したくないな、というのは自分自身の効率化にも繋がるのかなと。

自分の仕事の仕方、スタンスというのは継続して緩やかに発信しておきたいなと思う今日この頃です。