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毎週月曜日にやることリストを作る

タスクの見える化

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

独立して以来、誰かが自分の仕事をコントロールすることはなく自分で決めて自分でやる必要があります。

よってタスク漏れがあると非常にまずいことになるので、毎週月曜日に自分がやることリストを作るようにしています。

やることリストを作る効果

やることリストを作る一番の効果は自分がやるべきことを可視化するということです。

毎日やることは特に入れなくても良いと思いますが、先述のように自分の仕事をコントロールする必要がありますので何をすべきか棚卸しておく必要があります。

 

ひとりで事務所運営をしていますので、可視化しておかないと誰かがお尻を叩いてくれることはありません。自律し自立した事務所運営のためには、自分の時間をどこに配分するか多少なりとも意識しておく必要があります。

ツールは何でもよくて、自分に合うものを見つける楽しみもあるでしょう。Excelやタスクリストを管理するアプリもたくさん出ていますのでそういうものを活用すればよいかなと。

ぼくの場合は Excel やアプリをいくつか試しましたが、現在は紙ベースでノートに毎週書くようにしています。

 

実際にこんな風にやってます

実際実例としてこんな風にやってますというのを少しお見せします。前もって言っておきますがアナログです。

業務の柱などごとに区分けして以下のようにまず自分がやるべきことを棚卸して書いていきます。先週から引き続きのものもあれば新しいタスクももちろんあります。

 

その後はどこにどれぐらい時間をかけるのかや順番、またその週の外出予定等を加味しながら何から手をつけるかある程度優先順位をつけます。

優先順位を付けたら次々とこなしていくだけです。

 

一週間の途中で新たなタスクが出てきたら、一旦ノートに書いてその週に割り込ませるのか、次の週に持ち越すのか決めます。

 

手書きでやっていますが、業務が終わるごとに横線を引いていて終わったというのが見えるのも気に入っています。ずっと続けていかないといけないことなので自分にあった方法を選択した方が長続きします。色々と試してみてはいかがでしょうか。

 

自分の生産性を意識してみる

最近読んだ本で生産性について書かれているものがあり、生産性を意識するようにし始めました。

 

具体的にはその業務にかかった時間を計測するということを始めており、こちらについてはアプリを使って計測をしています。以前はなんとなくの時間は把握していたのですが詳細に把握するようにし始めました。

 

一人で仕事をしているなら生産性は度外視してもいいという人も中にはいらっしゃるかもしれませんが、一人で行っているからこそ時間を気にする方がいいのかなと。

 

というのも例えばある一つの業務があって3時間かかるものを2時間や1時間にできないか、というのはどんな業種においても大切な視点です。

ひいてはこれが生産性につながってきて、 同じ時間でどれぐらい業務を効率的に行なっていけるかは一人でやっていると売上に直結します。

 

売上だけではなく自分の時間をどこに配分するかにも繋がってきますので、ある一つの業務が終わったらどれぐらい時間がかかったのか、もっと短くできないか、どこを効率化することができるか、見直す時間をとるようにしています。



まとめ

一時期は生産性という言葉をよく見聞きしましたが最近はあまり聞かなくなった印象があります。
コロナウィルス対策で在宅勤務が増え通勤時間が減っても、生産性を意識しておかないと結局のところ同じ業務量を通勤時間を使ってこなしてしまう可能性もあるわけです。

一人でやっている以上は誰かの時間を使って作業をしてもらうことはできませんので、自分自身の収入や時間の使い方を意識するためにやることリストを作って生産性を意識するようにしています。

 

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※カツラなど目につくやもしれませんが、もし買っていただいたらかぶります。