おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。
基本的に出来る範囲で心がけているのはクイックレスポンスです。クイックアンサーではなくてクイックレスポンス。
レスポンスを早くする、というのはよく耳にするハナシですがクイックレスポンスは安心につながります。
返事がないと人間は不安になる
返事がないと人間は不安になります。例えば自分に置き換えてみるとAmazonで何かを頼んだらすぐにメールがきますし、親切なECサイトならすぐに返事がきます。
先日からぼくも事務所ホームページでは自動返信機能を活用するべく導入している最中です。大きなWebサイトや企業では比較的そういうシステムになっているのでそれに慣れてしまっているんだと思います。
LINEでも既読がつくか気になる人がいるように、こちらのアクションに対して反応がないと時間がたてばたつほど不安は大きくなるものです。
宅配便の荷物がどこにあるか確認するのは安心したいからじゃないでしょうか。そう思うと自分がやってもらいたいなと思うことは積極的に取り入れたいところです。
午後にメールがくればすぐに返事ができるのであれば返事をする。遅くとも次の日にはメールで連絡したいところです。
ただ相手に求めるのは違うかなとも思うので自分が丁寧に対応していれば自然とそういうひとなんだと認知されるものです。
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答えをすぐ出せないこともある
一方でお客様からの質問についてはすぐに答えが出せないものもあります。
あれどうだったけかな？と思うこともしばしばありますので、対面のときはその場で少し調べて返事ができることであればそうしますし、もうちょっと調べたほうがよいことであれば後日お伝えすることにしています。
返事ができるかどうかはご質問の内容にもよるということです。お調べしていついつまでにご連絡いたします、この一文があるだけでも全然違ってくるでしょう。
こちらとして一番困るのは何かというと返事がない、反応がない状態です。
であるなら相手も同じことを考えている、感じている可能性は高いので可能な範囲でクイックレスポンスをすることを心掛けています。
大事なのはクイックレスポンスに縛られすぎないことです。さだまさしさんも関白宣言のなかで唄っているじゃないですか、「できる範囲で構わないから」って。
スマホやパソコンとにらめっこする必要はなくて、上手に使っていきたいところです。
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通知オフで反応するための習慣
ぼくはメールでやり取りをすることが多いのですが、スマホについては基本的にすべての通知を切っています。
というのも電話や通知があるとそれに反応してしまって仕事に集中できないことが多々あるからです。事務所を借りていて事務員さんがいて電話を取ってくれるのであればまた状況が違ってきますが、自分一人だとそういう面で制約があります。
自分で全部やるというのはそういうことです。
その分通知をオフにしていても反応できるようにはしています。最近だとよく聞くのがメールが来たけどなんでか迷惑メールとして取り扱われている、という状態です。
去年はそれが結構多かったように思っていてあとで「あ！メール来てる！」を避けるために、朝昼晩と迷惑メールをチェックして整理、削除するようにしています。
そして、もし迷惑メールが多いのであればそれはメールアドレスをオープンにしすぎている可能性があります。
事務所やブログなどのWebサイト上でメールアドレスを表示していると、世界中の悪いことしようと思っている人にもアドレスがオープンになっているわけです。
そういった迷惑メールをなくすためにはオープンにしすぎないことも大事です。
あとは普段からメールが多いと大事なメールが埋もれてしまうこともあります。特に用事がないメールマガジンはドンドン解除するようにしています。
Webサイトに登録したりすると気が付かないうちにメルマガも登録していて、ということはよくあることですので定期的に整理するようにしています。
まとめ
クイックレスポンスについて思うところをまとめてみました。
無理をする必要はないですができる範囲でやっていきましょう。応対する人の安心につながると思って。
