お客様とのやり取り、資料の保存を工夫する

お客様とのやり取りの仕方は事務所それぞれ、担当者それぞれ、お客様それぞれの三者の方針が関係してきます。

紙ベースなのか、オンラインなのか。

ITを使って工夫する方法をお客様には提案しています。

相続業務の割り切り

いきなり割り切りから入るのかよ、とツッコミが入りそうですがご容赦ください。業務によって工夫の仕方が違ってくるということの例でもあります。

相続業務では戸籍から印鑑登録証明書、遺言、分割協議書、残高証明書まで紙だらけです。

それでもスキャンをして定期的に紙のものが残らないように心がけています。

相続業務はどこまでも紙での資料のやり取りがやはり多く、相続人の方も高齢でスキャンや資料を写真で送ってもらうなどが難しいケースもあります。

いい意味で諦めていて相続業務はペーパーストックを極力なくすようにしています。残高証明書をデータでもらう、オンラインでもらうなどは難しいものです。

なので紙でもらった資料はすぐにスキャンしておく。原本はお客様に返却する。これを徹底しています。

そうでないと添付資料も含めて相続関連業務による紙資料であふれてしまいます。

スキャンの日というのを毎週設けていて、30分ではありますがスキャンをしまくります。スキャンできる資料はとにかくスキャンする、そんな感じです。

30分だけですがそれだけでもスッキリするものです。

データでもらう

顧問業務についてメインで考えていることも紙を減らすということですがデータでもらえないか、ということを考えています。

通帳の内容であれば資料として提供してもらう方法はいくつかあります。

ひとつは通帳のコピーを紙でもらう。これはお客様にコピーしてもらう必要があります。またこれを郵送するとなると郵送の手間もあります。

郵送は手間だ、めんどうだ、となったらそれをスキャンしてオンライン上でファイル共有してもらうのも選択肢です。

私のお客様でも通帳のコピーをDropboxにアップロードしていただいている方はいらっしゃいます。

これもひとつデータでもらっているといえるでしょう。画像データではありますが。

ここからもう一歩進めると通帳がネットバンキング対応しているということであればCSV形式などでデータでもらえないか、ということ考えます。

CSVデータをDropboxの共有フォルダに入れておいてもらえればこちらでいつでも加工して会計ソフトに取り込めます。

お客様から切り離せる手間としては、通帳のコピーを取る、郵送する、写真を撮るという部分です。

ダウンロードしたものをDropboxに入れる、というだけで済みますがそこに価値（手間が減ったというのもある種の価値）を感じてもらえるかどうかはお客様次第です。

会計ソフトと銀行口座の紐づけ、データ連携ももちろん選択肢に入りますが、抵抗を感じる方も一定数いらっしゃいます。

そうなった場合に何が代替でご提案できるかは税理士、またお客様の考え方に大きく影響されますのでお伺いしつつご提案していきます。

お客様も不便に感じることを減らしていく

こちらがこうじゃないと仕事を受けません！というのもスタンスですのである程度は必要かなとは思いますが無理強いできるものでもないです

便利に感じてもらえるかも、という部分があればお伝えしていくようにしています。

便利に感じるものよりもどちらかというと不便に感じることがあればそれを解消する方向でのほうがウケはいい印象です。

ネットバンキングひとつとっても銀行に行くのが苦にならない人もいますし、予約ができない、時間が読めないなど出来れば行きたくない、という方もいます。

どこに不便を感じるか、もしこれがなければいいな、ラクになるな、面倒が減るな、ということがあるかは伺ってみないとわからないものです。

こういったことは独立後は自分の裁量次第なので、そういう意味でも楽しさは感じます。

自分の裁量次第ですので紙で資料を預かるのもよいでしょう。

ただせっかく税理士に仕事を依頼するのであればラクになってほしいと感じています、いろいろと。

資料を出すのが面倒なのであればそこをいかに解消するか。

そういった視点をもってお客様とのやり取りを定期的に見直すようにしています。

まとめ

お客様、自分いろいろな考え方があり感じ方があります。

こういった部分をすり合わせていく、自然と整うのが相性が良い証拠といえますね。