おはようございます、京都の所属税理士takasago（@co_develop）です。
月々の会計情報・財務情報のことを試算表と言います。決算書と対比しての試算表です。
試算表をつくることが目的ではなく、
その先を見て考えられるようなマインドが必要です。
試算表あるある
個人事業主や中小企業で、毎月の月次＝月々の記帳をご自分でやっておらず
税理士、会計事務所にお願いしているところは多いです。
記帳代行の大まかな流れとしては、
事業主側で領収書や請求書、預金通帳の写し、現金出納帳などを毎月ごとに集める
↓
税理士・会計事務所に渡す
↓
事務所の職員などがそれをもとに会計ソフトに入力する
↓
試算表と呼ばれるひと月ごとの貸借対照表や損益計算書を印刷する
↓
担当者が事業主にアポイントを取る
↓
担当者が社長又は経理担当者に試算表を渡す
このセットが大まかな流れです。
あるあるその①タイムリーな試算表は少ない
スケジュール感でいうと、大体2～3か月遅れで試算表がくるイメージでしょうか。
仮に８月分の資料をまとめて９月の初旬に会計事務所に渡すと
試算表が依頼主の手元に来るのが１１月中などはザラです。
１１月中に試算表が手元に届いてももはや３か月前の情報です。
この時点でタイムリーな対応はできません。
契約上で３か月に一回とか、半年に一回とか、年に一回とか
決まっているならばそれでも良いでしょうが、
毎月訪問して試算表を仕上げる契約の場合には、
遅れていると具合が悪いわけです。
会計事務所側はそんなことは気にしていなくて
いつも通りの流れで作業をするだけです。
あるあるその②試算表に対する説明がない
そして担当者が試算表を持っては来るのですが
本当に持ってくるだけ、の場合もあります。
持ってくるだけなら誰でもできます。
仮に説明があったとしても、社長が数字に疎かったりすると
説明が分かりづらい、分からない、聞かない、の方向になっていき
最終的には渡しておくだけ、ということになりかねません。
試算表をグラフ化して分かりやすくしようとかいう試みが
ないかというと、基本的にはありません。
担当者からすると余計な仕事が増えるだけだからです。
担当者が固定であればまだよくて
事業主側が知らない間に担当が変わったり、辞めていたりもあります。
会計事務所の離職率はあまり知られていないかもしれませんが、結構高い。
あるあるその③説明をする担当者が税理士ではない
会計事務所で中規模くらいになると、
担当者と呼ばれる職員が、訪問をして社長を話したりをするわけですが
その担当者が税理士ではないケースのほうが大半です。
税理士はなにをしているかというとボスであれば
昼間ゴルフ行ってるとかも耳にしますし、そもそも事務所にいなかったり。
所属税理士だと申告書を作っていたりします。
そんな事務所だと試算表について説明してもらえず
税理士にも会えずで何のための顧問料かもよくわからず。
みたいなことも起こり得ます。相談したいことも相談できず。
試算表のその先へ
そもそも試算表とは、会社や個人事業主にとってどういうものなのか？
ただ単にひと月ごとの貸借対照表や損益計算書がわかるだけ、ということならば
非常にもったいないです。
例えば、野球で話を置き換えてみると
バッターtakasagoは、打率も打点も出塁率も安打数も分からなかったとします。
打撃成績がそもそもわからない状態です。
これが試算表がない状態を意味しているとすると
試算表が遅い状態とは、前の打席での打撃成績が分からない状態で
バッターボックスに立っているtakasagoを意味します。
前の打席の結果、自分の打撃成績がどうなったかを分からずに
打席に立ち、その打席が終わってから前の打席の打撃成績が分かる、
これでは打撃成績が分かる意味がないですね。
打席に立っているという実感があっても
いまトータルで何打席目なのか、打率も出塁率も分からなくて
契約更改＝契約を結びなおす、その場面になって初めて自分の打撃成績を知り
年俸があがったり、下がったり、場合によってはクビになったり。
この時点ではもはやその情報は活かすことができないデッドデータです。
これが月々の試算表がなくて、年に一回の決算でしか
会社の数字が把握できていない状態です。
一方でバッターtakasagoは誰に言われるでもなく
自分で打席数、安打数、本塁打数、四死球数などをキチンと記録をして
毎試合ごとに自分の状況を把握できているとします。
これが自分で経理ができていてい毎月タイムリーに試算表が
手元に届いている状況です。
スコアラー＝税理士に記録を付けてもらっている場合には
試合が終わらないとスコアラーと話ができないので成績は分かりません。
バッターは自分の打席が終わればベンチで時間があります。
応援も大事かもしれませんが、自分のコトを振り返る時間がある。
スコアラー任せにしないほうが、タイムリーな情報がつかめます。
それでもまだまだ足りません。
自分の打撃成績があるだけでは、まだ不十分です。
バッターtakasagoは2割5分しか打率がないとします。
そうなれば何かを改善していかないと打率を3割に乗せて
年俸をあげる交渉をすることはできませんし、チームも勝てません。
次の打席・試合への改善を図る、これが予実管理と言って
なぜこうなったのか、これからどうするか、なにをするかを考えるコトになります。
打撃成績を把握するだけでなく、そのあとどうするのか、が重要です。
試算表の捉え方も同じです。
たとえ毎月、決まった時期に試算表が来ていたとしても
それをつかってどうするかを考えなければ
その試算表はただ数字が並んだ紙切れです。
そして、その試算表をタイムリーにするためには
自分でコツコツ経理をして記帳していくほうが圧倒的に早いのです。
試算表としての数字だけではなく
前期比、前々期比、計画地との乖離をグラフや経営指標と
比較できてこその試算表の価値だとぼくは考えています。
この試算表を使って、をサポートするのが税理士の仕事になりうると
ぼくは考えていますし、せっかく作った試算表をイロイロな判断の根拠にしてもらえたら
税理士冥利に尽きるかなと。
まとめ
試算表は出来上がったそのあとが大切です。
タイムリーな試算表で、8月分の試算表が９月の初めに出来上がっていれば
９月は状況を改善するために何か手を打てるかもしれない。
試算表をタイムリーに仕上げるには顧問先の協力が不可欠ですし
今はまだ自分で記帳が出来なくてもそこをサポートすることもできます。
顧問先やお客様の〇〇したい、をサポートできる税理士を目指していきます。
