おはようございます、京都の所属税理士takasago（@co_develop）です。
皆さんはスケジュールは埋まっているほうがイイですか？
それともある程度、バッファ＝緩衝というかスキマがあったほうがイイですか？
ぼく自身は埋めたいタイプでしたが、
チョットやり方を変えてみる試みをしてみました。
スケジュール・連絡手段のバッファ
仕事をするうえでついて回るのが、事務作業いわゆるデスクワークです。
例えば建築現場などの肉体労働でも
現場作業員はないとしても管理者については、その日の作業の進捗状況、
天候や見通し、場合によっては作業員の作業内容の記録、評価など
現場を監督し管理し、それを記録しておくことが求められます。
ぼくの仕事は税理士です。
税理士というとデスクワーク中心であまり外に出ないイメージがあるかと。
担当する業務にもよりますが、意外と外に出ます。
ぼくの場合を例にしてみましょう。
ぼくは今現在、相続の仕事が中心ですが、
相続人との面談
金融機関など紹介者との仕事の調整のための訪問
相続財産である不動産の現地確認
資料収集のための役所などの訪問
過去の申告内容確認のための税務署訪問
など、意外とあるな、という印象ではないでしょうか。
これが法人顧問先の監査担当者になると
担当先の訪問だけで一日３件ぐらい回ったりも。
事務所に来てもらえれば移動時間は無くなりますが
その分話し込んだりしてしまうと結局は同じぐらい時間を要します。
会計事務所、税理士事務所の担当者は結構外にいる時間が多いんですね。
でも、もちろんですがデスクワークも相当に多い。
そしてカフェやコワーキングスペースなど、事務所外部の人の目に触れるところで
決算作業などはできませんので、やはりどうしても事務所でのデスクワークが必要。
スケジュールとしては、優先順位がもちろんあるのですが
デスクワークの時間を無理やりにでも確保するように意識し始めました。（遅いか？(笑)）
以前はどちらかというとギッチリ入れたいタイプでしたが、
最近やたらと訪問が多いので事務作業がはかどらず。
所内でオープンになっているスケジュールソフトには
あえて入力していませんが、自分自身のアポイントで、ココは空けておきたい、
作業をする時間にしたい、というのをより明確にするようにしています。
急な訪問や問い合わせへの対応にも時間がかかることが多いので、
スケジュール自体に自分の作業時間を確保し、
急に備えられる緩衝時間を入れてみています。
あと税務的な判断とか、全体をボーっと見る時間って大事かなと思ったり。
外から見ているとフリーズしているように見える可能性もありますが(笑)
細部ではなく全体を＝森を見る時間は必要です。
連絡手段についても注意が必要です。
事務所にいても、電話はかかってきます。
この電話がくせ者だったりします。
今のぼくは組織に属していますので
電話をファーストで取ってくれる事務職員がいます。
そうなると事務所にいれば当然電話をつないでくれますので、
作業自体は完全に手が止まります。
なので自分から仕事の件で何か問い合わせをする際には
極力メールにしてみるという試みをやっています。
自分が電話するから相手も電話してくるのかなと。
電話でなければならないという場合もあります。
例えば相続人の方が高齢でメールが使えない。
でもそういう場合でも電話だとニュアンスとか細かいところが伝わらない
そんな心配もあるので、書面にして送るようにしています。
何を聞いたか、答えてもらったかは電話だと残らないので
言った言わないの水掛け論は、独立後を考えても極力避けたい。
また電話って直接会って話をするのと状況としては似ていて
メールで文字にすると、文字にする分間接的なので
そういった意味でもバッファがあってイイかなと。
また自分の先入観を排除するというのも最近体験したことです。
先日、面談したご高齢の相続人の方なんですが
メールは苦手だけど、Lineはできると。
全く予想外だったのでびっくりしたのですが、
それはぼくがご高齢だからLineはできないだろうと、勝手に思っていたからです。
また、相続人の方でも電話よりもメールがイイという方もいらっしゃいます。
連絡手段が何がよいかというのは聞いてみないと分からない部分でもあるので
積極的に聞いておきたいなと思っています。
電話じゃなくて、メールまたは書面で送ることで
直接ではなく間接でバッファを持たせています。
人間関係のバッファ
人間関係の悩み、誰にでもあると思います。
しゃべってもストレスを感じない人・感じる人、
仕事に必要だけど関わりあいたくない人、
いろんな人がいますので合う・合わないは誰にでもあります。
なので、苦手な人と接するにしても消耗しないようにしたいです。
不機嫌を職場でまき散らす人っていますから
そこに巻き込まれないように注意しておく。
ぼくが心掛けているのは必要最低限の挨拶だけする、ということです。
あとの連絡は前述のとおり、直接言うのではなく、間接的に。
連絡もメモやメールで。
何かを伝える必要がある場合で言いにくい場合は
例えば職場であればそのひとの上司に言う。
直接言わないように心がけています。
直接か間接か、どちらがイイかの判断は難しい部分もありぼく自身も模索中です。
少なくとも組織に属して仕事をする以上は、多かれ少なかれあるものです。
理不尽なコトには抵抗しつつ
サラッと流せる心の余裕、バッファを持っていたいなと。
まとめ
独立すると決めてから、今までよりもさらに一歩引いて
事務所のコトをみるようになりました。
年末まで粛々と業務を進めていきます。
