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15時30分までに仕事を終わらせるための工夫と模索

何時までやるか

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

家族が入院してはやくも3週間チョットたちますが、割と経過は良さそうなので一安心しています。

繁忙期に入っているとはいえ、顔を見に行ってやりたいと思っているので、面会時間までに病院に行こうと思うとそれなりに工夫が必要になってきました。

面会時間は現在16時からなので、移動時間を考えると15時30分までに仕事を終わらせる必要があります。

 

デッドラインをどこにするか

税理士業はデッドラインが明確です。確定申告時期に今においては、申告期限がデッドラインにはなります。

 

ただし、それは申告書を提出して納付するというデッドラインです。

例えば今年でいうと3月16日が申告期限なわけですけど、この日に終わらせることにはリスクが伴います。

 

まずひとつは何かの不具合で電子申告の受付をしてもらえないリスクがあります。

というのもe-tax(国税の電子申告システム)では見かけませんが、数年前にel-tax(地方税の電子申告システム)でシステム障害が発生し1月末に提出期限があるものを電子送信できなかった、という出来事がありました。

 

申告期限ぎりぎりにシステム障害により提出が遅れる事態を想定すると、それよりも前、例えば1週間ほど前に完了しておくか、紙による郵送提出をするか、いずれかを考えておく必要があります。

 

システム障害というリスクとともに、こちらで作業が伴う場合(記帳代行など)には、申告期限に集計や記帳作業を終わることになると、申告書を作成する時間がありません。

お客様との時間軸や認識に違いがあると資料預りなど各種のスケジュールにズレが生じます。

 

ときおり、3月10日過ぎてから確定申告の資料を税理士に預ければよいと考える方がいらっしゃいますが、こちらでの作業量やスケジュールがあるのでこれは相当にキケンです。

 

自分の申告であれば申告期限に申告して納税すれば済む話ですが、仕事としてお引き受けする以上、ミスのない丁寧な内容を心掛けたいところです。

そうすると時間的に余裕をもってチェックなり作成なりをしたいのですが、そこをご理解いただけていないと、なかなか大変なことになります。

 

こちらのデッドラインは自分自身でもちろん把握して意識しておく必要がありますが、お客様にもそれとなくお伝えするようにしています。

 

期間としてのデッドラインと一緒に一日のうちのスケジュールも意識してデッドラインを決めておく必要があります。

冒頭でお伝えしたように15時半で仕事を終えると仮定してみましょう。

 

お勤めの方の場合には9時から17時、17時半などと勤務時間が決まっていることが多いです。17時半を目安にするとそれよりも早く2時間切り上げる必要が出てくるわけです。(一日8時間仕事をしないといけないわけでもないですが)

 

ぼくの場合は早めに始めて早めに終わることでまず時間をズラすことを意識しています。また、朝ごはんやお昼ごはんなど休憩の時間も短くしていて、食事であれば30分、ちょっと休憩であれば5分と一応目安を決めています。

 

これができるのは自宅事務所で仕事をしているからに他なりません。自由裁量な分、自分でこのあたりをコントロールしないといけないわけですが、独立して1年ちょっとでようやく慣れてきたかなと。

 

当初は仕事を世間一般よりも早く切り上げることへの抵抗感や、ヒマなことへの自己嫌悪というか罪悪感が多少なりともあったのですが、最近は業務量として安定しつつある部分もあるので割と平気になってきました。

10年ほどはサラリーマンとして働いていましたのでそれに慣れていたんでしょう。

 

多くのお勤め人の方と違う働き方をすることへの抵抗感というのはぼくの場合も意外とありまして、去年4月ぐらいまでは朝から晩まで何となく仕事をしているつもりになっていたかもしれません。

ダラダラとデスクに向かい、パソコンを触ることで仕事をしているんだと自分に言い聞かせていたように思います。時間があることに感謝しつつ、有効に使いたいものですね。

 

ひとりになってからは残業という概念がどこかへ旅立ってしまったので、仕事しようと思えばできてしまいます。コントロールをもう少ししたいところです。

 

仕事を減らせないかという模索

時間的なこと、期間的なデッドラインを設定しつつ、仕事を減らせないか、という確認もしておきたいところです。

 

仕事を減らすというのはお客様の数とこちらの業務の両軸で考えています。

お客様の数が多くてこちらの作業が多い場合には、作業でお願いできる部分がないか確認してみる、データで資料がもらえないかお願いするということを模索しています。

 

去年は確定申告が開業したてということもあり少なかったのですが、今年は倍以上になっていてお客様の数としては去年を上回っている状態です。

 

全てのお客様についてこちらの業務量が一定なわけではなくばらつきがあるものですが、それでも数が倍以上になっているので単純計算でも1.7倍ぐらいの時間がかかっているように思います。

 

お客様の数をこれ以上増やさないということも考えたほうがよいかもしれません。またこちらの業務時間との兼ね合いで値上げを検討したりも必要でしょう。

 

業務を減らすというとポジティブに聞こえないかもしれませんが、こちらの業務の手間を減らすという意味もあります。

お客様自身でExcelに入力しているのであればそれをデータでもらう。スキャンしている資料があるのであればそれをデータでお預かりする。

 

そういうことの積み重ねが意外と地味に効いてくるなと感じている今日この頃です。

普段からあまり入力作業をやらないのですが、確定申告時期になってより意識するようになりました。

 

ひとりでやっている以上はマンパワーにも限界があります。今年ぐらいの分量であればまだ全然大丈夫かなと考えていますが、来年以降どれくらいお客様が増えても大丈夫か。

またどれくらい業務時間を確保することが出来そうか、そういうことを考えながら確定申告時期だけ人を雇うのか、streamdなどの記帳サービスを使うのか。

 

色んな事を活用しながら継続していくために出来ることを模索していくつもりです。

確定申告は作業が申告期限が過ぎれば終わりですが、来年も再来年もご依頼があることを前提に考えていかないとなと。

 

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まとめ

今年は確定申告がありがたいことに倍増したのと、相続税申告が一件、作業のタイミングが重なったので、ひたすら仕事をしているように感じています。

さすがにお見舞いの後、帰宅後はしていませんが普段からこれだけ集中したいなと感じながら、何とかやっている状態です。

確定申告が終わったら来年はどうしようかとぼんやりと考え始める必要がありそうです。