デジタル化はひとつずつ、出来そうなことから

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

税理士業界もDX（デジタルトランスフォーメーション）と言われてIT化の波がこの数年押し寄せてきています。

ただDXも流行りの言葉みたいなものでぼくは「取り入れられるIT化、デジタル化をすすめていけばよい」と考えています。難しく考えすぎないのがいいのかなと。

 

出来そうなことから取り組んでみる

お客さまとの資料のやり取りもいきなり全部データでIT化しますといっても頓挫する可能性が高いです。

 

こちらが求めていてもアチラが求めていなければお互いの協力が必要なのでうまく進まないものです。

 

一方は右に進みたいのにもう一方は左に進まないと前に行きません。共通の考え方、方向性を持って進めていきましょう。

 

例えば資料のやり取りについても出来そうなことから取り組んでみるといいです。紙の日報を取り扱う場合で考えてみましょう。

 

教室で生徒さんに教えるタイプのビジネスで学生アルバイトにその日教えた内容を紙の日報に書いて提出することを求めるとします。

 

生徒さんの学習の進み具合などを把握するために必要なことなのですが、紙である必要はなく学生アルバイトさんから紙じゃないとダメなのかという相談があった場合胴体う王すればいいでしょうか。

 

もし日報が紙である必要はない、確認できて保管できていればよい、ということであればまずはその日報をExcelにしてみる。

 

Excelで管理するようになって日報の印刷代は減りましたが今度はパソコンの取り合いみたいなことになってしまい次の課題が出てきます。

 

そこでファイル共有のDropboxでどのパソコンからでもアクセスできるようにしてみてはどうか。

 

そうすることでExcelの日報自体を紙からデジタルに。デジタルから共有に、という形をとることができ、パソコン以外のタブレット端末からアクセスできるようになりました。

 

これを一気に進めるとどこかで嫌気がさしてしまい進まないことが考えられるので一つずつ、ステップバイステップでよいとぼくは考えています。

 

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データのやり取りがキーポイント

データでやり取りをできるように目指す、というのがデジタル化が進むかどうかのポイントになると考えています。

 

会計データもいまはクラウド会計でアカウントを紐づければお互いに会計ソフトにアクセスできる状態です。

 

以前から会計ソフトを顧問先に導入していればデータで抜き出すという方法はありました。

 

紙ではなくデータでやり取りできる環境を整える、ということを念頭に置いて相談にあたっています。

 

例えば決算書申告書一式ですが、紙に印刷をして紙のファイルに綴じて納品というのが一般的な流れで、今でもそうだと思います。

 

決算書一式もDropboxなどでPDFデータで共有できれば先方が必要なタイミングで印刷をしたりそのまま必要な相手にデータを渡したりできます。

 

決算書だけではなくこの資料はデータでに出来ないか、共有できないか、その視点が大事になってきます。

 

いま電話やFAXで連絡することが多い場合でそれを減らしたいなと思ったら、メールやチャットツールも候補に挙がってきます。

 

メールやチャットツールだってデジタルツールのひとつです。こんなこと、と思わずに困っていることがあればピックアップしてみることが大事です。

 

もしこうなっていたら便利だなと思う状態があるとします。その状態と現状とにギャップがあればその隙間をいかにして埋めるか。

 

こうありたいなと思うところから始めてみましょう。

 

一気にやらないほうがいい

こうありたいなと思った状態を描いてギャップも把握したらさぁ！ということで一気に取り掛かる人がいます。

 

それでスムーズにいけばよいですが大概の場合には周囲がそれについていけず自分もよく分からなくなって頓挫してしまい、最終的にはモチベーションがさがって中途半端になってしまいます。

 

周囲を巻き込むチカラってやっぱり大事で、こうしたらこうなる！というポジティブな絵を描けるかどうか。

 

なんでもそうですがそこに向かっていけるかどうかが大事です。その絵を関係する人みんなで眺めてみて大丈夫そうかどうか。

 

税理士としてお客さまと接する日々ですがこちらの独りよがりでは何も進みません。

 

こうしてみてはどうか、ああしてみてはどうか、お客さまと対面する時間以外に考えていることもありますが、考えたことを一つずつクリアしていける方法を考えています。

 

まとめ

紙のモノをデジタルにするとやはり戸惑う方もいらっしゃいますし思うように進まないこともあります。

一気にやらず一つずつクリアしていく、ステップバイステップで少しずつ変えてみる、難しく考えすぎない、というのがいい方向に進むポイントかなと。