内部事務を統一しておくメリットと目的

私の事務所では、私が実際に手を動かすこともあれば、アルバイトの大学生にやっていただくこともあります。

特に入力業務に関しては私の手を離れている部分もあるので、内部事務を統一化するように心がけています。その目的について少しお伝えしておきます。

税理士が力を入れたほうが良いところは、どこか

私の事務所ではアルバイトさんに来てもらって入力業務をしてもらっています。

その部分に関してはある程度統一化していて、基本的にはExcelベースで、Excelに入力してもらったものを会計ソフトに取り込むということをメインにやっています。

取り込む部分に関しては、私が入力されたものをチェックしてから取り込むようにしています。その方が精度が良いからです。

アルバイトの方に会計ソフトへ直接入力してもらうということも検討したのですが、やはり教えるコストと、それをやりたいかどうかという学生側のニーズを考えたときに、あまりマッチしないかなというふうに考えました。

なので、やってもらう業務についてはかなり統一化しています。その書式に入力する内容というのはもちろん案件ごとに違うのですが、やり方を整えるという意味で統一しています。

それは私が作業するにあたっても同じですし、大学生のアルバイトがやるにあたっても同じです。統一化されたものの方が仕事がしやすいからです。

また、税理士としてどこに力を入れるかということを考えたときに、入力そのものではなく、申告書を作ることや税務相談として対応すること、また営業すること、これらについて税理士が力を入れた方が、結果的にはより良い事務所運営になるのではないかなと考えています。

税理士にしかできないこと、事業主がやるべきことを集中的にやるという体制を整えておきたいです。

ただこれも記帳代行をしなければ入力そのものがないわけですので必要ありません。

自分がどのようなサービス提供したいかどうか、そこの部分もとても大事です。

結局、営業ができる方が良い

税理士は特にそう感じるのですが、あまり規模拡大というよりも、自分の手の届く範囲であまり組織拡大をせずにやっていきたいというケースが多くあるように思います。

私の周りでも1人、もしくはいてもアルバイトの方が何人か、パートさんが何人かみたいな感じの事務所体制になっているケースが多いです。

もちろん税理士法人にして、どんどん規模を大きくして、そういったメリットを生かせるお客様をどんどん取っていくということもやりたい人がいるでしょうし、そういったことが好きでやりたいという場合は良いでしょう。

ただ、税理士はあまり営業してどんどん拡大していきたいということよりも、職人的な気質が強いケースが多いです。私もそうです。なので、あまり組織拡大に向いている人が少ないというのは考えられます。

ただ一方で、営業をしないとお客様が増えていきませんし、そこの部分がぶれたり外部に委託すると、あまり自分がやりたくない業務を営業が取ってきてしまう可能性があります。

また、ある程度稼げていないと、自分の裁量で事務所運営がしづらくなるというのは正直に言うとあります。

相性の良いお客様を増やしていきたいなら、自前で営業するというのが欠かせないと私は思っています。

この部分を誰かに投げてしまうというのはやはりリスクがありますし、そういう意味で私は税理士紹介会社を使っていません。

あくまで自分が営業して、相性が良いと思っていただけるお客様と主体的に契約をするということが大事かなというふうに考えています。

まとめ

税理士事務所の運営において、内部事務の統一化は効率的な業務遂行の鍵となります。

入力業務などの定型作業は統一されたフローで行い、税理士自身は申告書作成や税務相談といった専門性の高い業務に集中する。この役割分担が事務所の質を高めます。

また、規模拡大よりも目の届く範囲でより質の良いサービス提供を重視する税理士が多い中、営業活動は決して軽視できません。

自分自身で営業することで、相性の良いお客様と出会い、長期的に良好な関係を築くことができます。紹介会社に頼らず、自分の裁量で顧客を選べる体制を作ることが、結果的に理想的な事務所運営につながると考えています。