おはようございます、京都の所属税理士takasago（@co_develop）です。
フリーランスの経理でよく耳にするのがプライベートの領収書は捨てる、というもの。
ちょっと待った！その領収書、置いといたほうがイイかもよ？
プライベートと事業経費とは区分する必要がある
これはもちろんのハナシですが、
プライベートはプライベート、事業に関わりがあるモノは事業経費に
それぞれ区分する必要があります。
フリーランスの経理はすべてがココに行きつくと言っても過言ではなく。
この「分ける」作業に手こずる方が多いです。
例えば、よく聞くのがフリーランスのカフェ代。
フリーランスの方はよく打ち合わせや書き物などで
カフェを利用する方が多いかと思います。
そのカフェ代が果たしてプライベートなのか、事業経費なのか
判断に迷うことがあるかと思います。
事業に関係があると説明出来れば、というのは税理士としての建前で(笑)
事業主さんとしては経費になるならそれが一番です。
その線引きが難しいところですね。
そういうことの相談に税理士をうまく活用してもらえればと個人的には思います。
それはさておき。
ご自分の中でルールが決まっていて
コレは事業、コレはプライベートとレシートを分けたとします。
その分けたレシート、事業用はもちろん残していくはずです。
問題はプライベートのレシート。捨てないほうがイイです。
どちらとも捉えられるレシートは特に注意
フリーランスに限らず、すべての事業者にとって
来てほしくないのが税務調査です。
税務調査があった場合、売上と経費は基本的に確認されますが、
ココで注意が必要なのが
事業ともプライベートとも捉えられる経費です。
カフェ代として事業用レシートしか残っていない場合。
いじわるな調査官だと、そこにプライベートの分が混じっているんじゃないか？
という詮索をしてくる時があります。
で、それに対して説明をしようと思うと
残っているのが事業用レシートだけなら随分と心もとないです。
盾を持たずに最前線に立たされるようなものです。
ここで盾になりうるのは何か？というと
プライベートのカフェ代レシートです。
もしプライベートのカフェ代レシートが残せていたら
「プライベートの分もきちんと残せていて区分ができてるよ！」
とドヤ顔できます(笑)
ドヤ顔はさておき、盾を持つことになります。
ぼく自身はココに業務日誌が加わればさらに
その盾がレベルアップする＝堅くなると考えています。
フリーランスの方、業務日誌を残さない方が多いんですよね。
勤め人であれば上司やボスに報告のために
イヤイヤ書いている（オイ！）と思います。
フリーランスは文字通り上司やボスからの縛りがフリー＝ないので
書く必要がないと言えばないですが
今度はご自分の業務コントロールや仕事をした時間などの振り返りのためと、
ご自分を守る盾の役割として残しておくほうが良いです。
この日のこの時間はカフェでこういう業務をしていた、
というのを客観的に説明するのはとても大変です。
説明の材料として業務日誌＋事業用レシート＋プライベートレシート
の三点セットを準備しておくことをオススメします。
打ち合わせにしても「どこで誰とどんな」は記録に残しておきましょう。
この事業とプライベートの区分は
すべての支出に対してコツコツやっていくしかないですが
じゃあレシートはすべて残さなければならないかというとそうではなく。
少なくとも事業用、プライベート用どっちとも取れるレシートについては
両方残しておいたほうがより良いかと。
そこからさらに一歩踏み込むと
プライベート用のレシートはわざわざ整理しておく必要もなく
封筒などに月ごとに突っ込んでおけばイイです。
見返すこともないですし。これは事業用のレシートでも同じです。
さらにさらに踏み込むと、
もし調査があった場合でも、わざわざ先にプライベート用のレシートがあることを
調査官に伝えたり、親切に出してきたりはしなくても良いです。
税務調査においては聞かれたことに答えたらよいですし、
即答しないことも大切です。
調査では何気ない一言から芋づる式にイロイロ追及されることもありますので。
沈黙は金ですね(笑)
まとめ
フリーランスの方のお悩み、判断に迷うポイントとして
よくあるのがレシートの区分です。
レシートの残し方についても時折ご相談を受けますが、
妥当なラインを税理士と相談して事前に決めておくと
迷う時間が省けて効率的に作業できます。
