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作業がめんどくさいなと思った時は効率化のチャンス

工程の見直しでスムーズに

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

経理周り、会計周りのお仕事をしていると、この作業はめんどくさいな、と感じることがあるかなと思います。ぼくにはあります。

そんな時はこうすれば少し手間が減る、作業が減るかなと考えるチャンスでもあり、効率化のチャンスでもあります。

 

電卓を使って計算する→Excelに入力

経理をしている時には電卓を使うシーンというのは今でも多いです。

 

例えば給与計算というシーンで考えてみましょう。

中小企業であれば今でもタイムカードで勤務時間を管理している会社さんも多いかと思います。従業員さんの名前が書いてあるカードをガッチャンと機械に通すアレですね。

 

普段、経理のお仕事をしていない時には意識しないかと思いますが、ガッチャンと機械に通した後の処理で考えてみると、

タイムカード回収

タイムカードから電卓で勤務時間を計算

メモする

残業時間を集計する

集計した時間を給与計算へ(システムなどに入力)

という流れの場合を考えてみましょう。

 

一番ネックになるのは残業時間の計算です。この残業時間の計算ですが単純作業といえば単純作業です。従業員さんの数が増えれば増えるほど時間がかかるものでしょう。

もしこの集計作業について面倒だと感じた場合、どうするか。

 

方法としては時間計算できる電卓使う、というのもアリですが、Excelを使うと工程が効率化できる可能性があります。

Excelで残業時間を計算する表を作っておくと、計算とメモをするという工程がショートカットできる可能性があります。

残業時間Excel

出勤時間は固定で、退勤時間を入力すれば時間外の集計が出来るようにしておけば、今までの工程が見直せるかもしれません。

 

もっと効率化しようと思うとタイムカードから数字を拾ってExcelに入力する部分が面倒に感じている場合には、出退勤をICカードリーダなどで管理する方法もあります。

これであれば従業員の出退勤時間がデータで入手することができるので、これをExcelシートに情報をコピーペーストして入力作業自体を減らすことができます。

 

クラウドの給与計算システムもありますので、従業員さんにアプリで出退勤時間を入力してもらう方法もあります。

 

いきなりここまでをやろうと思うと従業員さんの理解を得られない可能性もあるので、できることから段階的にやっていく方が良いでしょう。

 

小口現金を数える→キャッシュレスを進める

中小企業の多くが会社に現金を多少なりとも置いていると思います。

 

日々の細かい支払いなどをその小口現金と呼ばれるおカネで決済するのですが、経理の方にとって一番この小口現金でネックになるのが、毎日現金を数えることです。

 

経理をしておられない方にはいまいちよく分からないかもしれませんが、おカネを数えるというのは結構骨が折れるものです。

 

で、時たま金額が合わないことがあります。なぜ合わないのか、いろんな原因(お釣りの渡し忘れ、もらいすぎ、など)があるのですが、現金が残高と帳簿上とで合わないことほどストレスなことはありません。

 

現金があるので数える必要があると考えると、現金を減らす・なくす、という方向性はどうでしょうか。

 

キャッシュレスをしようと思うと例えば経費精算については月2回、振り込み制にするというのもアリかもしれません。また役員や部長・課長までにはクレジットカードを持たせておいてそれで支払いをするというのもアリです。

 

現場の理解ももちろん必要で、なぜこうしたいか、こうしたらどうなるか、というwhyを説明しておくことも大事でしょう。

 

小口現金をなくします、とだけいうと経理がラクをしようとしていると捉えられる可能性もあり、非協力的になってしまうことも考えられます。

 

めんどくさいをチャンスと捉える

経理部の負担を減らせれば、より会社運営のための時間を有効に使えるようになるでしょう。

経理部の仕事は数字を集計することだけではなく、社長や幹部が次の一手を打つための経営判断に資する試算をしたりシミュレーションをしたり、調達(融資)のために資料を作成したり、そういうことにも時間を使えるようになります。

 

また一方で税理士としてお客様と接するときにはもちろん帳簿や決算書、申告書の作成も仕事ですが、その帳簿がどのような業務フロー(お仕事の流れ)で作成されているのかを意識するようにしています。

 

こちらが思う以上に、こういったことにめんどくささを感じている、というのは見えているようで見えていません。

 

良いと思えるものは提案していけるようにぼく自身もアンテナを張るように心がけています。

 

独立してよく思うのが、お客様が求めていることのレベルと、自分がこれをやりたいということのレベルに相違があるかもしれない、ということです。

 

税金のお仕事をしていると自分がこれをやりたいというレベルはやはり高いモノを求めてしまったりもするのですが、実際のお客様のお困りごとやめんどくさいなと感じていることが、最初の例で挙げた残業時間の計算や小口現金の毎日のカウント、ということだったりします。

 

めんどくさいと感じることは人それぞれかもしれませんが、時間がかかることは大概めんどくさいことが含まれているので、良い提案のチャンスにしていきたいと考えています。

まとめ

めんどくさいなという感覚は日々慣れていると薄まっていくものです。いろんな会社のいろんな経理や考え方を見ていると、やり方を変えたいという方もいらっしゃれば、変えたくないという方もいらっしゃいます。

いきなり、トップダウンで方法を変えるというのも良し悪しありますが、急激にアクセルを踏むとついてこられない人がいたり、ハンドル操作を誤る可能性もあるので、ステップバイステップ、一歩ずつ確実にやっていきたいですね。