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自分の仕事のセルフチェックをどうするか

いつどうやって気づくか

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

ひとりでお仕事をしていると自分の仕事=申告書をセルフチェックする必要があります。確定申告時期には忙しくておろそかにしてしまいそうな自分がいますが、そこはグッと抑えてチェックをしています。

どんな風に?またどこまで?

独立している方それぞれあるかと思いますが、独立しようとしている方からはよくこのお話を聞きますので、ぼく自身がどうやっているか心がけなどをお伝えします。

 

細かく見る1回、広く見る1回、提出前に1回

ぼく自身はチェックの回数を大きく分けて3回行っています。

 

1回目は細かく見るチェックです。申告書など提出するものについて作成後2~3日寝かせておいて細かく数字をチェックしていきます。

この寝かせておくというのが割と大事で、程よく自分の記憶(数字に関する)が抜けている状態がベストです。

 

というのも、書類作成直後は記憶がホットな状態ですし覚えている数字が多いので、結構おざなりになりがちです、ぼくの場合は。

覚えているしということでサッとチェックすることもあるかなと思いますが大体そういう時に後でアレ?ってなります。

寝かしておいて程よく忘れた状態で細かく見るようにしているのはそのためです。

 

細かいチェック後さらに何日かおいてお客様に報告する際に広く浅くでチェックをします。視点を変えるというと大げさかもしれませんが、ツールを変えるようにしています。

例えば1回目のチェックが紙で打ち出したものであれば、今度はデータ上でチェックをする。

パソコンのモニターで1回目をチェックしたのであれば、今度はiPadでチェックをする。

 

ツールが変わると同じ書類であるにもかかわらず見え方が異なる部分もありますので、その点をうまく活用するように心がけています。

 

最後に心配性なぼくは申告書提出前に電子申告データ上でもう一度念のためチェックをします。サーっと一通り見るというかんじですが、ここで何かに気が付くこともあります。

 

人間どこで何に気が付くかというのはその時の精神状態や体調にもよるかなと考えているので、元気がないときにチェックしないというのはひとつオススメです。

 

どこで割り切るか

間違えても良い!ということではなくミスはなくてしかるべきものですが、一人でやっている以上はどこかでミスしているかも?と思えるかどうかは大事です。

 

ぜったいにミスしたくない!と思ってしまうとかなり精神的にしんどくなってしまいます。

あとは間違えていたら素直に「申し訳ありません」「ごめんなさい」と言えるかどうか、そこも大切な要素のひとつかなと。

 

自分が間違えていない!と思っているとごめんなさいが言えなくなるものです。

 

以前の勤め先では謝れない人というのが多数いらっしゃって自分の非を認めないというか、べつに人格否定しているわけでもなく、なぜこうなったのか聞いても応えず(というか無視)だったり、ごめんなさいと言えない人がいました。

 

こうなると自分の非を認めない方向性になるわけですから相手の怒りを助長します。なんでもかんでも謝れというワケではなく自分のミスや間違いを素直に認めて「ごめんなさい」と言えるかどうかは気持ちや仕事への姿勢に現れるのかなと。

 

対策の一環としてチェックリスト・保険

お仕事におけるチェックリストは自前で都度更新しつつ使っていくのが良いとされています。

 

チェックリストを使うことの重要性が語られているこの本は一度目を通しておくことをオススメします。

ぼくもあるところでこの本を勧められたのですが、なぜチェックリストを使う方がよいのかが説明されていて、それも人の命に関わる医療の現場においてのものなので説得力がとてもあります。

 

具体的にチェックリストを自分用に作っていくのがよいのですが、そうは言っても大変なので元になるものがあればよいかなと考えています。

 

シンプルで使いやすいなと思うのが、税理士会のHPで税理士向けにアップロードされている業務チェックリストです。

法人、個人各種国税主要科目が網羅されております。譲渡所得は毎年更新されているので譲渡所得案件のお仕事がある時は必ず目を通すようにしています。

 

もとはこの業務チェックリストを使いながらご自身が気を付けたいところを書き加えたり(Excelデータで提供されています)、またここは必要ないと思う箇所があればカットすることもできます。

 

相続分野でいうとぼくの場合は書面添付を基本的に申告書につけるので、添付書面用チェックリストが業務チェックリストとは別に用意されていますので、添付書面用チェックリストを使っています。

 

MEMO
税理士会のHPで税理士用ページにアクセスし、「税理士業務に役立つ資料室」なるものが近畿税理士会HPにはありますので見ていただければと。

日本税理士会の会員専用ページにもデータベースがあり、業務チェックリストがアップロードされています。内容が異なる部分もあるので見比べてみてご自分に合うものを採用してみてはどうでしょうか。

 

何事もイチから作るというのは大変ですしそこがネックで手が回らないくらいならあるものを活用するぐらいの気持ちでよいかなとぼくは考えています。

 

また、何かミスがあってものちのち笑い話にしたい、と思うのであれば税理士職業賠償責任保険に加入しておくことも大切です。

意外と加入しておられない開業税理士さんもいらっしゃるようですが、使う機会がなければそれがいいですし、使う機会があっても安心かなと。

 

今加入しても過去の申告や仕事についても遡及適用される(税理士業務を行った時の保険加入有無は問われません)ので入っておいたほうがよいとぼくは考えています。

 

税賠保険に加入すると自己診断チェックリストと税倍の事例集がもらえますので気を付けるべきポイントを学ぶ良い機会になります。

 

どれだけやっても不安はなくなりませんが、独立したことで得られる自由と責任の重さを実感する日々です。

 

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まとめ

チェックリストを上手に活用すること、どこまで見るか、自分で決めておけるのも独立したものの自由ですし務めでもあります。

もし今お勤めで今後独立したいなと考えている方は、今のうちからコツコツと自分なりのチェックリストを作ることもオススメです。