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お客さまとの資料のやり取りの選択肢

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

税理士業をしていますとお客さまとの資料のやりとりは何かしら発生をしますがどのようにやりとりするかでお互いの手間が変わってきます。

紙でやりとりすることがかなり減ってきましたが、一部の分野(相続)ではまだまだ残っています。

お客さまとの資料のやり取りの選択肢を増やすことを考えています。

 

データでのやり取り

まずはデータでやりとりができないか、ということをご提案しています。

 

個人事業主のお客さまで年一回の確定申告での関わりの方の場合にはExcelで入出金のデータをお預かりする流れです。

 

お預かりしたデータから帳簿作成に必要なもの、必要でないものの取捨選択をし(Excelだとデータのソートもかけられます)会計ソフトに取り込みをすることで帳簿作成の業務を行います。

 

こうすることで普段からExcelでデータを作成しているお客さまには負担が少なくなるかなと考えています。

 

ぼく自身は自分の分のみならずお客さまの会計データを会計ソフトで取り扱うことについて慣れているつもりです。ただお客さまにとってはExcelの方が身近で取り組みやすい方が多い印象です。

 

イメージで言うと取り組みやすさ、入力のしやすさはExcel>>>>>>会計ソフト、ぐらい違うかなと。

 

Excelで入力されたデータの中から帳簿作成に必要な部分を判断し、会計ソフトに取り込むのはこちらで、というのが年一の確定申告の方のオーソドックスなサポート方法です。

 

他にはクラウド会計ソフトを利用しているお客さまですと税理士として招待をしてもらうとその会計ソフトにアクセスすることができます。

 

お客さまが入力し登録した内容、また各種口座と連携されたデータをお預かりしていると状態とみています。

 

クラウド会計ソフトではなくMJSの会計ソフトも使っていて会計ソフトへの入力に慣れているお客さまですと、会計ソフトに入力していただいた内容をこちらに取り込んでチェックしてお返しする、ということもやっています。

 

紙でのやりとりを減らすというよりもデータでのやり取りを増やしてみませんか?というスタンスでやっています。

 

クラウドでの共有

記帳代行のご依頼があるお客さまは紙資料でのやり取りが増えるのは確かです。その場合でもいきなり紙ベースでやり取りするのではなくクラウドで共有できないか、ということをご提案しています。

 

特に利用しているのはDropboxで記帳代行のお客さまでもそこに入力に必要な資料を共有していただいてこちらで入力を行うという業務の進め方のお客さまもいらっしゃいます。

 

Dropboxでの共有のいいところはやはり即時性が高いというところですがデメリットもあります。

 

それはお客さま側でスキャンやダウンロードなどの手間がかかるということ。

 

データで共有ができればいいですが必ずしもそれにそぐわない内容のものもありますし、個人のお客さまですと、事業とプライベートの入出金が混ざっている場合もあります。

 

お客さま側でのその部分の区分けが必要な場合もあるのでお客さまの資料の状況を加味しながらの業務の進め方が良いという考えでサポートしています。

 

全てのお客さまがExcelができるというわけでもなく、パソコンは持っているけれどExcelは触ったことがない、苦手だ、という方もいらっしゃいます。

 

お客さまのITに関する知識や得意不得意というのは差がもちろんありますので、負担の少ないような方法を提案するように心がけています。

 

紙資料の取り扱い

ぼく自身は相続に関する業務にも力を入れています。

 

相続関連業務は紙ベースの資料がとても多く、戸籍や残高証明書など基本的に紙ベースでしか基本的に資料がありません。

 

それをスキャンしてデータにし、原本は全てお返しをするようにしています。遅くとも業務が完了した段階でお返ししています。

 

相続税申告も電子申告に対応していますがあまり普及していないように思いますし、お客さま自身も内容を確認して押印をするというのが望んでおられることなのかなとも感じます。

 

紙ベースによる資料のやり取りが多い業務についてはなるべくスキャンをして早くお返しする、月次の仕事でも紙ベースでお預かりしたものについては定期的にお返しするようにする。

 

こういったちょっとした心がけですが自分の手元に資料を溜めないようにすることが良いのではないかなと。

 

ペーパーレスと同時にペーパーストックレス、紙を使わない運用をしながら紙をためない方法をお客さまの状況に合わせて使い分けています。

 

スキャンしたデータはDocuworksという文書管理のソフトウェアを使っていて、総勘定元帳のチェックや申告書、財産評価明細書のチェックやチェックリストそのものもDocuworksで管理しています。

 

最初のうちは紙ベースじゃないと、と考えていましたが慣れも必要かなと思い徐々にモニター上でのチェックも増やしています。

 


まとめ

独立して以来FAXは使っていませんのでその点も紙資料を減らせる要因かなと思います。なくてもぼくの場合は問題なく行えています。

FAXは使っていませんとサラッとお伝えして大体案などを提案できるのがよいのかなと。

一気に変えると大変ですので、ぼくの場合はまずはペーパーストックレスから始めて徐々にアップデートしてきました。一歩ずつ進めてみてはどうでしょうか。

 

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