ミロクの会計大将からCSVデータを取得して、Excelで加工しお客様への提供資料を作ることをやっています。結構手こずるところもあり時間も少しかかりましたが、ようやくVLOOKUP関数の使い方をつかめてきたように思っています。
やってみていること
freeeを会計ソフトとして使っていますがミロクの会計大将も会計ソフトとして使っています。
月次報告の際にお客様のご要望に応じて資料をお作りすることもあるのですが、以前の勤め先ではいわゆる推移試算表という数字が羅列したものを渡していました。
そのときから感じていたのが数字だけだと見づらいよなと。
3期比較とかだともう見るのもしんどくなりますから、売上など主要項目は3期分の推移をグラフにしたりしていました。
お客様が希望すればそういうことを独立前からときどきやっていて、勤めの最後2年間ぐらいは相続の仕事ばかりだったのであまりやっていませんでしたが、独立後は顧問の担当もすべて自分ですからやりたいようにやっています。
最近も資料提供にあたって、セミナーを受けてもう少しエクセルで上手に手間を減らして資料を作りたいなと感じてExcelでいろいろとやりはじめています。
freeeのほうはExcelをいただいたのでよいのですが、会計大将のほうは自分でやっていく必要があり、どうやって関数を入れるのが良いか試行錯誤しています。
進行期を含む3期分の財務諸表推移をCSVでひとまずダウンロードしてExcelに張り付けてみて、そこからどういう形でデータをまとめるのがよいか、ということを今週はコツコツやっていました。
データをとりあえずダウンロードして、新しいブックでそこに売上などの項目で数字を引っ張って来れればいいかと、VLOOKUP関数を使ってみました。
今まではあまりイメージできていなかったのですが検索値で数字を引っ張って来れるというのはかなり便利なことを実感しています。
こういうときにVLOOKUP関数を使うんだなとひとりで納得していました。
列番号を指定するのも関数でやればいいのかとか思っていたのですが、横に数字の列を足してやって解決しましたし、XLOOKUP関数を使ってみたり、ROW関数なども触ってみています。
試行錯誤に時間はかかっていますが、ゆっくりやってもいいとおっしゃっていたのを聞いて、気持ちとしては楽になりました。
後工程の時間を減らす
例えばExcelだとそうでもないのですがマクロやGASになるとコードを入力して動かしてみて、というのに時間を要します。
自分が入力したプログラムに忠実に動きますから全責任は自分にあるわけなのですが、けっこう思うようにいかずにリタイアしたりちょっと休憩してそのまま、みたいなことがよくありました。
プログラミングが早いに越したことはないですが、今回の件で言うとExcel関数でやってみることに時間がかかっても後工程の時間を減らすことができればそれでよいのだなと改めて感じています。
いまだと資料作成にあたって
会計データのCSVダウンロード→そこからひとつずつExcelの項目にコピーペーストで30分ぐらいかかっていました。
これがExcelの事前に準備しておいたシートにCSVからコピーペーストするだけで、グラフまでできるようになっていますから、ポチポチ入力する時間がこの後はかからないことを意味します。
後工程の時間を減らすというのはExcelに限らず会計入力等においても同じです。
先日お問い合わせがあった個人事業主のかたですと、通帳など全ての証憑資料をプリントして紙で提供することになっていてかなり大変だと。
受け取る方も大変だと思いますが準備だけでも一苦労で何とかならないかと考えているというご相談でした。
私の事務所でも記帳代行をお請けしていますが、いわゆる紙資料で全部預かって入力するみたいなことはなく、データ連携、データでの資料共有が基本になっています。
預金通帳もクレジットカードもそうですし、領収書関係もスキャンや写真を撮って共有してもらっています。
紙だけでやり取りするところはいまほぼないです。
最初のうちは環境を整えるのに時間を要することもありますが、記帳や資料準備の後工程がかなり楽になるのでこのあたりはプログラミングやExcelでの効率化と似ています。
そう考えると最初からある程度の時間を見越してプログラミングも取り組んでおくと途中でやめるみたいなことは減りそうな気がしてすこし前向きに取り組めるようになりました。
まとめ
まだVLOOKUP関数も感覚をつかんできたかなという感じではありますが、すこし思うとおりにできることが増えて嬉しく感じています。
これで時間を減らせた分をほかにかけることができますし、出来ることが増えると単純にやる気になりますね。
