ひとりで事業をしていますのでトラブル対応も自分でやる必要があります。
それほど多くはないのですが年に一回ぐらいGmailの不具合があり、メインの連絡ツールがなくなることを意味しますのでしっかり対応しておきたいところです。
メールサーバー側の設定
サーバーをレンタルしてそこにWordpressを使って事務所ホームページとこのブログのwebサイトを運営しています。
サーバーレンタルしていて独自ドメインを取得していますので、それぞれメールサーバーも取得できます。
使っているサーバーはconohaWingというところのものでGMO系列のものです。
そこからログインをしてメールサーバーにアクセスすることができます。
メールサーバーを使ってメールのやりとりをすることもできますが、GmailをメインにしているのでGmail側にメールを転送する処理をしています。
また、不具合があったときには転送処理がうまくいっていないことが多いので、メールサーバーに直接アクセスできるようにブックマークを設定はしています。
週に一回、日曜日にメールサーバーにアクセスして転送漏れなどがないかはざっと確認しています。
去年の秋ごろにあった不具合の時にはそれでもメールが届かないことがありましたので、どれだけやってもリスクはゼロにはならないのかもしれません。
年明けにもメールが相手側から送れないという連絡があり確認してみたところ、メールサーバーの容量が初期設定のメモリーを超えていたのでその部分を直したらうまくいくようになりました。
あとは相手側のメールアドレスやこちらの独自ドメインのメールアドレスによってはセキュリティソフトがリスクがあると判断してしまうことが時折あるようです。
こういった場合には別のアドレスを用意してご案内するようにしています。
どこがおかしいかパッと見てわからないことも多いのですが、ひとつずつクリアにしていくほかありませんので、こういう時はここを見る、というのは決めて記録しています。
Gmail側の設定
Gmail側の設定も確認しておきます。
他のアカウントのメールを確認でPOP3で連携している場合には一度この連携を切ってみるようにしています。
そして再連携してみてどうか。
あとはGmailにもメール容量の設定がありますのでそちらも気が付いたときにチェックして、容量をプラスするかメールを整理するかしておきたいところです。
あまりにも不具合が続くようならGoogleWorkSpaceを契約してサポートしてもらうのもいいのではないかと、IT関連のお客様からアドバイスをいただいたこともあります。
ビジネスでGoogleに乗っかっている状態ではありますのでそれを上手に使いこなせるようになるためにサポートを受けるというのも選択肢でしょう。
いまは業務量が多いのと何とかなっているのですが、今年の検討事項として考えていますので春ごろには少し試してみるかもしれません。
ITトラブルはそれほど多いわけではないのですが、トラブルがあるといわゆるその道のプロというわけではないので結構焦ります。
連絡手段のメインがメールになっているので余計にです。
ある程度覚悟はしていますがトラブルなのでないほうがいいでしょうしそのあたりのケアにお金を使うことを考えていきます。
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まとめ
メールのトラブルについて書いてみました。
トラブル対応に強くなるというのは税務については考えていますが、IT関係はものすごく精通しているわけではないので結構困ります。
