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コミュニケーションツールの交通整理は必要

便利だけど投げだしたくなる時がある

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

何かを問い合わせする際、メール、電話、FAX、いろいろあります。こちらが望む方法で連絡をしても「電話してください」と言われたりします。

コミュニケーションツールの交通整理は必要だなと実感しますし、自分の身を振り返ってみることも忘れずにやりたいです。

 

メールで連絡しているのに電話を要求していないか

先日とある会を退会しようとした際の出来事。

 

退会したい旨と必要な手続きを聞くためにメールで連絡をして数日後にまず電話がかかってきました。登録していない番号だったので電話には出なかったのですが留守番電話が入っており、連絡が欲しいとのこと。

 

メールで連絡してほしいなと思っていたら思いが通じたのかメールで連絡が来ました。

「お電話するのにご都合の良い時間帯などあれば教えてください」とのこと。この時点で認識がズレているようでした。

 

メールで連絡をしたのは余計なやり取りを省きたかったからで、必要な手続きを教えてほしかったからなのですが、それは教えてもらえないようでした。(メールにも必要な手続きを教えてくださいと記載)

 

で、先日こちらから夕方前ぐらいにお電話をすると不在にしているが18時までに折り返しさせますと事務員さん。他の用事をしていたのですが気が付いたら18時を過ぎていて、折り返しはもらえずでした。

 

その後も様子を見ていたのですが連絡が来ないので再びメールをした次第です。

 

こちらがメールで連絡してほしいことを伝えていなかったのがマズかったかなと思うのですが、電話で連絡をするとこれがあるのが一番のネックかなと感じています。

電話というのはあちらの様子というのがやはりよく分からないもので、電話をしてよい状況なのか、話の内容的に電話じゃないとだめなのかという判断が必要です。

 

税金に関するお仕事というと思いきり個人情報が含まれていることが多々あり、会社にしても中小企業であれば通常は外部に決算書を出したりしません。(金融機関に対しては別)

会社や個人の利益や売上に関する話、内部組織の話などを電話でしないほうがいいかなと感じていて、それはぼく自身が外にいるときだと話がそのまま筒抜けで外に出ているのと同じ状態だからです。

 

何度も行き違いがあって電話のやり取りをしている間に時間だけが過ぎていく、電話でのコミュニケーションにはこのようなことが頻繁に起こり得ます。

 

自分自身も同じくで電話のほうが連絡手段、コミュニケーションをするに際して優れているのであれば選択をしますが、相手に電話してくださいと知らないうちに要求していないかは気を付けたいところです。

スマートフォンの普及でいつでもどこでも電話をしようと思えばできてしまいます。便利な反面、電話での連絡が好ましくないシーンというのもあります。

 

連絡は〇〇でお願いします、は意外と重要

これは自分がサービスを提供する立場になって感じるのですが、コミュニケーションツールの交通整理が必要です。

 

前述のメールの際にも、こちらがメールで連絡しているのだからよもや電話をしてくることはないだろうという先入観がありました。

 

こちらの希望や要望というのはさり気なくお伝えしておくのが重要だなと改めて感じます。

 

例えばぼくがセミナーを自主開催するとして、Webとメルマガで案内して告知しているとします。その場合、申し込み方法がFAXでは交通整理ができていないことになります。

 

お客さんとしてWeb経由で告知をしてWebでお申込みいただきたいのであればFAXは手間がかかります。これは電話でも同じです。

 

言われないと気が付かないこともありますし、そもそもとして電話による連絡がスタンダードな雰囲気の場合もあります。

 

ぼく自身はFAXで何かをやり取りすることが基本的にないので、FAXの受信をすることができません。受信できないと自然とほかの方法を考えるもので、最近は顧問のお仕事ですとDropboxで書類などのやり取りをお願いすることが多いです。

 

事前にこういう方法でやりましょうというアナウンスができているとこういう事態にはならないのですが、今度からメールにも連絡はメールでお願いしますと書き添えることにします。

 

電話よりもメールにしたほうが言った言わないや勘違い、捉えまちがいが少ないのでその点も考慮しておきたいところですね。

 

ぼくもこの出来事があるまでは連絡は〇〇でお願いしますというのは厚かましいかなと感じることもありましたが、意外とメールでいいんだ、となることが多いです。

相続のお客様でお仕事をしている現役世代の相続人の方は電話だと出られない時が多いし、家の外で相続の話をしたくないと仰る方もいらっしゃいますのでメールでの連絡が自分が考えているよりも喜ばれたりします。

 

顧問のお仕事に限らず連絡方法は電話じゃないとダメと言われる場合には、お仕事のパートナーとして求めることが違う可能性があるので、考え直すことも必要かもしれません。

 

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まとめ

自分がしてほしいことを伝えることに躊躇する自分がいましたが、伝え方ひとつかなとも思っていて「電話がダメ」じゃなくて「メールがいい」と書けば伝わり方も違ってきます。

コミュニケーションをする際には何を使ってどう伝えるか、とても重要です。