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お客様とのコミュニケーションツールの選択肢

コミュニケーション

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

お客様とのコミュニケーションツールはどんなものを使っているでしょうか?ぼく自身は割とイロイロ使っていて、用途に応じて使い分けています。

 

一対多の場合

お客様とのコミュニケーションで一対多の場面があります。自分と会社の人が複数といった感じです。

 

一対多の場合にコミュニケーションを取るためにメールを使ってCCまたは複数人にメールすると一方通行の状態になります。

 

アッチの人からメールの返信が来て、社長からは返信が来ない、社長から返事が欲しいのに、ということになったりして情報が錯綜することがあります。

 

こういう時にはチャットツールを使うと掲示板的な形でコミュニケーションがとれます。

 

チャットツールとしてメジャーなのはChatwork(チャットワーク)やSlack(スラック)、MicrosoftTeams(マイクロソフトチームズ)この3つです。

 

MicrosoftTeamsはWindowsを提供しているマイクロソフト社によるチャットツールで、Windowsパソコンを使用している場合には取り組みやすいでしょう。

 

特にOffice365を利用している場合にはプランに織り込まれているので有料版が使用できますし、無料版でもコミュニケーションを取るには充分です。

 

マイクロソフト社が提供しているのでOffice系のソフトウェア(WordやExcelなど)の連携においてはとても便利です。

 

Chatworkは無料版と有料版がありますが、それほど大規模に使わないのであれば無料版でも全く問題ないです。(無料版の場合はストレージが5GB、グループ数が14まで)

 

いわゆる掲示板のような感じで任意でグループを作り招待することで複数人でチャットでやり取りすることができます。ファイルのやりとりもそのチャット上でできますし、Zoomとの連携がとりやすくなっています。

 

SlackもChatWorkと並んでメジャーなチャットツールです。コミュニケーションを取る、という意味ではChatWorkと大きな違いはありません。

 

ChatWorkとSlackの違いとしては、社外の人とコミュニケーションを取るか、タスク管理をしたいか、という点です。

 

ChatWorkはその組織の外部、社外の人とコミュニケーションを取れることが特徴でこれはSlackにはない機能です。タスク管理もチャット上でToDoのような形でシェアすることができます。

 

Slackのほうが大きな組織での社内用のツールであることに対して、ChatWorkは社外の人とコミュニケーションツールという側面が大きいと感じています。

 

お客様とのコミュニケーションという点ではChatWorkのほうが適しているので、ぼく自身は複数の方とコミュニケーションを取る際にはChatWorkを使ってやり取りすることが多いです。

 

一対一の場合

一対多のコミュニケーションツールについてみましたが、今度は一対一のコミュニケーションについて考えてみましょう。

 

一対一のほうはより選択肢が広がります。

 

メール、電話はもちろんですが、最近ではLINE(ビジネス用)を使う機会も増えてきました。

 

ぼく自身はお客様に相続関連の業務の方が多くいらっしゃいますが、スマホを持っている場合にはLINEを使いこなしている方も多いです。

 

というのもスマホで連絡をしようと思うとLINEが高齢の方にとっても使いやすいからです。

 

お子さんやお孫さんとコミュニケーションを取る際にはLINEで、という方もぼくの身近にはたくさんいらっしゃいます。

 

年齢別でみると60歳代の方でも60%近い普及率で、70歳代の方も40%を超える普及率だそうです。

 

ただでさえ税理士に連絡をするのがハードルが高い、敷居が高いと思う人が多いので連絡のしやすさとしてLINEを採用することも選択肢に入るかなと。

 

あまり限定しないようにしている理由

どうしても電話じゃないと連絡できない、という方ももちろんいらっしゃいます。そういう時にメールやLINEの使い方からスタートするのか、電話での連絡で折り合いをつけるのか、というのは考えたいところです。

 

税金や会計のことについては説明することはもちろんできますが、メールやLINEの使い方を分からない方に一から教えるというのは大変そうです。

 

コミュニケーションを取るという点ではスムーズであることのほうがいいでしょうし、会計ソフトと同じくこちらからあまり限定することはありません。

 

電話はぼく自身は苦手ではありますが、ルールを設けておけばいいでしょうし(平日の午後、留守番電話にメッセージを残す、土日はかけない、夜もかけない、など)使いようはあります。

 

そういう意味でお客様が一番連絡しやすいと思うものに対応する形が多く、データのやり取りが必要な場合にはLINEよりメールのほうがいいのでそういう風にルールを決めたりします。

 

柔軟に対応するように心がけています。

 



まとめ

コミュニケーションの取り方というのは様々です。何人で、というのも大事ですしデータのやり取りがあるか、使い慣れているか、いろんな要素があります。

 

何に重きを置いてコミュニケーションを取るか、最初にすり合わせておくと後で困らないのでルール設定も含めて最初が肝心ですね。