ペーパーにする必要があるか考えてみよう

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

お客様とのやりとりも紙・ペーパーにする必要があるか、ということを考えることが多いですが、お客様の事業所でのいろんな紙・ペーパーについても運用方法を考える機会があります。

ペーパーの資料からパソコンに入力することがあるなら、直接パソコンに入力できないか考えてみましょう。

 

Excel→印刷→手書き→入力なら

日報を例にしてみましょう

日報は管理者が例えば業務時間であったり、業務内容を把握するためにパートさんやアルバイト、従業員さんに書いてもらっているケースがあります。いわゆる業務日報というやつです。

ぼくも勤めているときにはこの手の日報を書く機会がたくさんありました。

 

こういう日報の多くがExcelを使って作られていることが多いです。業務日報、Excel、ひな型、といったワードで検索するとそれこそたくさん出てきます。

 

日報をExcelで作ったらそれを印刷して書いてほしい人に渡したり、ファイリングして用意して手書きをしてもらいます。

 

書いてもらった日報をどうするか。

紙の状態の日報から勤務時間などを抜き出してお給料計算をしている場合はどうでしょうか。お給料計算というのは間違ってはいけないというプレッシャーと、時間計算のややこしさなどもあり結構時間がかかります。

この時間集計をExcelに入力する形で行っているとしたらどうでしょうか。

 

紙に印刷することなく直接Excelに入力してもらえれば集計はラクになりそうです。

 

では紙の資料をスキャンして保管している場合はどうでしょうか。

元々Excelのものを紙にしてそれをデータにしているわけですが、直接Excelに入力してそれをデータとして保管するということではどうでしょうか。

 

紙の状態がいいということであればExcelに入力してもらって、PDFという形式でデータ保管することもできます。紙の状態に近いデータということになります。

 

一度Excelから紙の状態になった物を再びデータとして活用したり保管するのであれば、直接Excelに入力する、紙を経由しない方法が選択できないか考えてみましょう。

 

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クラウドを使って共有できないか

同じエクセルを複数人で入力操作する場合などにはクラウドのソフトウェアを使って共有できないか考えてみましょう。

 

例えばGoogleをよく使うのであればGoogleドライブにExcelを置いておいて、そこに必要な人がアクセスできるようにしておけば共有して作業することができます。

 

他にもDropboxなどのオンラインでの共有が可能なソフトウェアがありますのでこういう物を使えないか検討することが大切です。

 

Excelに入力することが苦手という場合には、使い方からお伝えしたりマニュアルを用意することも必要です。データだから心配という声もあるかと思いますが定期的にバックアップを取るなどしてリスクコントロールすることはできます。

 

手書きの資料であっても保管の状況が悪ければ無くしてしまうこともあるかと思いますがそれはExcelでも同じです。どこに保管したかわからないと活用はできません。

どんなふうに管理運営するか、データの場合も紙資料と同じく考えておく必要があります。

 

ペーパーをかまさないでExcelに直接入力してもらう方法ですと、管理者は最初のうちは時間がかかるかもしれませんが、紙資料を手入力してデータ化する場合にはその作業時間が短縮できますし、集計や時間計算などもExcelであれば得意な分野になります。

 

自分の時間がないと感じる管理者の方はどこに時間がかかっているか、削りたい作業は何か、そういう視点で自分の仕事内容を一度チェックしてみましょう。

 

お客様とお話ししていても、税務のみならずこのようなお話をさせていただくように心がけています。

 

ゴールが何か考えてみる

ゴールをイメージするとこの手のペーパーレスは流れを整理できます。

 

データがあれば問題ないのか、紙ベースで残す必要が法律上あるのか、そういったことを確認しておくと最終的な形が見えてきますのであとはそこに至るまで紙である必要を考えます。

 

日報で言うと最終的には手書きの日報をExcelに入力をする、というゴールがあって途中経過において紙の資料である必要があるかを考えられます。

 

紙の資料である必要がなければExcelに入力してもらう形で大丈夫でしょうし、やっぱりペーパーじゃないとダメだということならほかの運用がないか検討できます。

 

ゴールが決まればプロセスの検討に入れますので、ツールの問題なのか資料の問題なのか、それともそれを使いこなせない人の問題なのか。マニュアルを用意すれば解決するのか、そういったことを考えてみましょう。

 

ペーパーレス、ペーパーストックレスも一気に進めると現場から反発が来るでしょうし、どういった形で進めるのがいいかゴールを見据えてトライすることが肝心です。

 

まとめ

ペーパーレスがなかなか進まない現場を拝見していると、もうあと一歩なのになぁと思うこともあります。

最後は思いきりが必要です。

それまでのやり方を変えてしまうことになるので少なからず反発やうまくいかないこともありますが、可能な範囲でペーパーレスを目指すと紙のコストも、手間のコストも削減につながります。