仕事のバックアップのための整理

おはようございます、京都の若ハゲ税理士ジンノです。

自分に万が一があったときの準備をしておこうということで遺言作成とともに仕事のバックアップ、引き継ぎがしやすいようにということを考えています。

資料の整理関係と保存について考えてみます。

 

紙のままの資料を減らす

まずは紙のままの資料を減らしておくことが肝心です。

なるべく少なくしているつもりでも結構貯まってきていて、特に確定申告や法人の決算、相続税の申告が終わったタイミングで思い切ってやらないと「あとでスキャンしておこう」と思うとやりません。

 

いま独立3年目ですが独立初年度のモノもちらほらデスクの横でみかけるのでまずはそれを整理し、スキャンをしておくもの、紙の状態でのこしておくもの、処分するものの分類が必要です。

 

紙の状態で残しておくものはほとんどなくスキャンで事足りるものがたくさんあります。

以前の勤め先では結構な分量の書類をお預かりしている状態でしたので、そこの分類さえやってしまえばあとはスキャンするだけです。

 

何がネックかなと思ったときにスキャン性能じゃないかなと最近思っています。

複合プリンターをデスク下に置いていますがスキャンに特化しているわけではないのでスピードが遅いように思います。

 

あとはスキャンできるものとしてscansnapという機械も所有していますが一枚ずつが基本なので面倒にも思います。

 

地味な部分ですがこういった機械による差はなくしていきたいのでscansnapのグレードアップしたもの買うことにします。

 

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データにするなら

スキャンしたデータもそうですがお客様との面談時の記録等については付けていないことが多く、これもほかの人がもし見たときに何となくでも分かるようにしておきたいです。

 

自分に万が一があったときのことを考えているのですから自分が見て分かればよいということではなく、自分以外の人が見てわかる状況を作る必要があります。

 

スキャンしたものも、お客様との面談記録もデータで残しておくのであればそのデータそのものも定期的にバックアップを取っておきたいところです。

 

Dropboxというクラウドでの保存に特化したサービスがあり普段もこちらを使っていますが、これを使わなくても例えばHDD（ハードディスク、パソコンの外部用の記録媒体）も必要ではないかなと。

 

クラウド会計はインターネットのブラウザ上の会計ソフトなのでアクセスできるようにしておきたいところです。

インストール型の会計ソフトも使用していますので定期的にバックアップを取ることにしていて、そのデータの保管場所もパソコン上のみなのでHDDにもとっておくことにします。

 

自分自身はインターネットを普通に使えていると考えていますが引き継ぐかもしれない人が必ずしもそうではないでしょうからそのあたりのカバーの仕方も考えたいです。

 

むしろ自分自身のパソコンを見てほしいかどうかですがあまり見てほしくないのでパソコンから切り離した形でバックアップデータを保管等することがよいかなと。

 

整理整頓

以前の勤め先では紙ものの資料を整理するのにファイルボックスを使って整理をしていました。

 

こういったファイルボックスを使っていたのですが、顧問のお客様も増えてきたのでこういったものを使ったほうがいいだろうなと思うと同時に、さてどこに置こうかと。

こういうものを収納させようと思うと棚が必要ですがいまその棚は書籍で結構なスペースを取ってしまっています。

 

処分できるものであればいいのですが税務に関する書籍などは手許に置いておきたいものもありますのでなかなか整理が進みません。

 

仕方がないので棚をデスク上に作ることにしました。

買ってきてもいいのですがファイルボックスを置くだけのモノなので簡易でイイかなと思いますし、ちょっとDIYしてみたい気持ちもあるので業務量が落ち着いてきた今のうちに取り組みます。

 

こういったことを書いておくと自分自身も整理になりますしやろうという気がおきるので不思議です。

 

まとめ

相続をやっているからどうしても紙資料が多いのですがそれも業務が落ち着けばデータで問題ないでしょうから、整理整頓しない理由にしてはいけないなと。

おカネかかるのは致し方ないですがそれもこれも自分次第ですのでひとまず取り組んでいきます。